Gestión de documentos en obras de construcción: 10 preguntas esenciales

La gestión de documentos en las obras de construcción representa un desafío importante para el éxito de los proyectos de construcción. Entre las obligaciones reglamentarias, la trazabilidad y la coordinación del equipo, el control de esta dimensión administrativa es crucial para optimizar la planificación, el control de calidad y el progreso del trabajo. Estas son las respuestas a las 10 preguntas más frecuentes de los profesionales del sector que buscan mejorar la gestión de sus proyectos y la comunicación con los clientes.

1. ¿Cuáles son los documentos obligatorios en una obra de construcción?

La normativa francesa impone varios documentos esenciales en cualquier obra de construcción. Estos documentos garantizan el cumplimiento legal, la seguridad de la obra y el control de calidad de la obra.

Documentos administrativos obligatorios:

• La declaración de apertura de la obra (DOC), que debe enviarse al ayuntamiento tan pronto como comience la obra
• El permiso de construcción y sus anexos, que se mostrarán de forma visible
• Certificados de seguro decenal y de responsabilidad civil para todas las partes interesadas
• El cuaderno de bitácora de obras

Documentos de seguridad:

• El Plan General de Coordinación (PGC) para proyectos con varias empresas
• El Plan Especial de Protección de la Seguridad y la Salud (PPSPS) (ponga un enlace al nuevo artículo del PPSPS) para cada empresa
• Fichas de datos de seguridad (SDS) para productos peligrosos
• El plan de prevención durante las intervenciones simultáneas

Documentos de identificación:

• Tarjetas de identificación profesional BTP para todos los trabajadores
• El registro del personal presente en el sitio de construcción
• Certificados de formación en seguridad (CACES, certificaciones eléctricas, etc.)

2. ¿Cómo se organizan los documentos de construcción de manera efectiva?

Una organización metódica de los documentos evita la pérdida de tiempo y mejora la productividad del proyecto. La clave está en configurar un sistema estructurado y accesible que facilite la gestión de las tareas y la asignación de recursos.

• Estructuración por categorías: Cree carpetas independientes para los documentos administrativos, técnicos, financieros y de seguridad. Esta segmentación facilita la investigación y el análisis de los datos y garantiza que cada parte interesada acceda rápidamente a la información relevante para sus tareas.
• Nomenclatura coherente: Adopte una convención de nomenclatura coherente que incluya la fecha, el tipo de documento y el lote. Por ejemplo: «2024-01-15_Plan_Gros-Oeuvre_V3.pdf». Este enfoque facilita la supervisión y el seguimiento del progreso.
• Versiones e historial: Mantenga un seguimiento estricto de las versiones para evitar el uso de documentos desactualizados. Archive las versiones anteriores sin perder el acceso al historial de cambios. Esta trazabilidad es esencial para el análisis de riesgos y la resolución de problemas.
• Centralización física y digital: Designe un espacio dedicado en el sitio de construcción para documentos en papel y cree un directorio digital espejo accesible desde dispositivos móviles. Este enfoque dual optimiza la comunicación entre los equipos y facilita la planificación del trabajo.

3. ¿Qué herramientas o software debe utilizar para la gestión de documentos en una obra de construcción?

La elección de herramientas tecnológicas está transformando radicalmente la eficiencia de la gestión de documentos y la planificación de proyectos. Las soluciones especializadas para la construcción ofrecen funcionalidades adaptadas a las especificidades del sector, integrando la planificación, el seguimiento del progreso y el análisis de datos.

Alobees: la solución de referencia

Alobees es una de las soluciones más completas para la gestión de documentos en la industria de la construcción. Esta plataforma francesa, utilizada por más de 25 000 empresas, ofrece un enfoque integrado que va mucho más allá del simple almacenamiento de documentos e incluye la gestión de proyectos, la planificación y la comunicación.

Características principales de Alobees:

• Almacenamiento ilimitado de documentos con acceso móvil y web
• Sincronización en tiempo real entre todas las partes interesadas del proyecto
• Integración de la planificación y la gestión de equipos y recursos
• Interfaz intuitiva adaptada a los usos de campo
• Gestión de tareas y control de calidad integrados
• Formularios de sitio personalizables para estandarizar la recopilación de información

La fortaleza de Alobees reside en su capacidad para centralizar todos los aspectos de la supervisión del sitio: gestión de documentos, Programación, Hojas de horas, fotos y comunicaciones. Este enfoque holístico evita la multiplicación de herramientas y simplifica la coordinación entre los equipos de campo y de oficina.

Otras soluciones en el mercado:

• Dropbox Business o Google Drive para un almacenamiento sencillo en la nube
• Autodesk BIM 360 para proyectos que requieren un enfoque BIM
• Microsoft SharePoint para grandes organizaciones

4. ¿Cómo garantizar la trazabilidad de los documentos en una obra de construcción?

La trazabilidad documental es un pilar de la calidad y el cumplimiento normativo de los proyectos de construcción. Permite rastrear la evolución de las decisiones, analizar los problemas y justificar las elecciones técnicas ante el cliente y la autoridad contratante.

• Circuito de validación: Establezca un proceso de validación claro con firmas o recibos electrónicos. Defina quién puede modificar, validar o distribuir cada tipo de documento según su función en el proyecto. Este enfoque mejora el control de calidad y limita los riesgos.
• Copia de seguridad y archivado: Implemente una política de respaldo diaria con preservación en varios medios. Planifique un sistema de archivado a largo plazo que respete los períodos de retención legales. Esta administración preventiva de datos protege contra los riesgos de pérdida de información.
• Documentación de los intercambios: Mantenga un registro de las comunicaciones importantes: actas de reuniones, correos electrónicos de validación, pedidos de servicio. Estos elementos suelen ser pruebas cruciales en caso de litigio y facilitan la resolución de problemas durante las reuniones de coordinación.

5. ¿Quién es responsable de gestionar los documentos de construcción?

La responsabilidad documental se divide entre varios actores según su papel y sus prerrogativas contractuales en los proyectos de construcción. Esta clara división de tareas optimiza la gestión y limita los riesgos.

• El propietario del proyecto: Conserva la responsabilidad final de la documentación del proyecto y debe garantizar la integridad del archivo. Proporciona los documentos básicos: permisos, estudios preliminares, especificaciones. Participa en las reuniones de validación y garantiza la comunicación con las partes interesadas externas.
• El director del proyecto: Como coordinador técnico, centraliza y distribuye los documentos de implementación. Valida los planes de implementación y coordina las interfaces entre los organismos del estado. Supervisa la planificación documental y garantiza el control de calidad de los entregables.
• El contratista general o el piloto: Garantiza la coordinación operativa de la documentación en el sitio de construcción. Recopila y distribuye los documentos de los subcontratistas, mantiene el cronograma documental actualizado y administra los recursos documentales. Organiza reuniones de coordinación y facilita la comunicación entre los equipos.
• Todos los emprendedores produce y mantiene actualizada su documentación específica: PPSPS, planes de ejecución por lotes, instrucciones técnicas, informes de pruebas. Comparte de forma proactiva las actualizaciones con otras partes interesadas y participa en las reuniones de seguimiento del progreso.
• El coordinador del SPS: Centraliza todos los documentos de seguridad y garantiza que estén actualizados. Valida el PPSPS y coordina las interfaces seguras. Analiza los riesgos documentados y propone acciones correctivas durante las reuniones de seguridad.

6. ¿Cómo administro los planes y sus actualizaciones?

La gestión de los planos representa un desafío particular en los proyectos de construcción porque estos documentos están en constante evolución y tienen un impacto directo en la ejecución de las obras y la planificación de las tareas.

• Control de versiones riguroso: Adopte un sistema de numeración claro (V1.0, V1.1, V2.0) con una indicación de las áreas modificadas. Cada nueva versión debe tener un índice de revisión claramente identificable. Este enfoque facilita el control y el análisis de los desarrollos del proyecto.
• Distribución controlada: Establezca una lista de correo precisa y mantenga un registro de las versiones entregadas a cada orador. Recupera las versiones antiguas de forma sistemática para evitar errores de ejecución y problemas de coordinación entre los equipos.
• Planes resumidos: Mantenga planes resumidos que incorporen todos los cambios validados. Estos documentos de referencia evitan las inconsistencias entre los lotes y optimizan la administración de los recursos y el progreso del trabajo.
• Soporte de consultoría: Proporcione dispositivos de consulta in situ: vallas publicitarias impermeables, tabletas reforzadas, impresiones laminadas para áreas húmedas. Esta accesibilidad mejora la comunicación y reduce el riesgo de error.
• Trazabilidad de los cambios: Documente sistemáticamente el origen de cada cambio: solicitud del cliente, restricciones técnicas, cambios normativos. Esta trazabilidad facilita la gestión de los costos adicionales y el análisis de los impactos en el cronograma durante las reuniones de seguimiento.

7. ¿Cómo garantizar el acceso a los documentos para todos los involucrados en la obra?

La accesibilidad documental condiciona la eficacia de la coordinación, la calidad de la ejecución de las obras y la optimización de los recursos en los proyectos de construcción.

• Plataforma colaborativa: Implemente una solución en la nube a la que se pueda acceder las 24 horas del día desde teléfonos inteligentes, tabletas y ordenadores. Alobees se destaca en este campo al ofrecer una sincronización instantánea entre todos los dispositivos, lo que facilita la comunicación y monitorea el progreso en tiempo real.
• Derechos de acceso graduales: Configure los niveles de acceso según las responsabilidades y tareas: consulta, modificación, validación. Un contratista no necesita el mismo nivel de acceso que un gerente de construcción o el contratista. Este enfoque optimiza la seguridad y el control de calidad.
• Entrenamiento en equipo: Organice sesiones de capacitación sobre el uso de herramientas documentales y procedimientos de gestión. Una inversión en formación evita numerosos fallos de funcionamiento posteriores y mejora el análisis de los datos del proyecto.
• Puntos de consulta física: Mantenga puntos de visualización físicos para la información esencial: planificación, instrucciones de seguridad, planes masivos. Este enfoque mixto garantiza que todas las partes interesadas, independientemente de su nivel de competencia tecnológica, tengan acceso a la información crítica para sus tareas.

8. ¿Cuáles son los períodos de retención de los documentos de construcción?

La conservación documental está sujeta a estrictas obligaciones legales que varían según el tipo de documento.

Documentos contractuales y técnicos:

• Contratos y endosos: 5 años como mínimo, 10 años recomendados
• Planes de implementación: 30 años (período de garantía de 10 años + 20 años)
• Instrucciones técnicas y DTU: conservación permanente
• Informes de prueba y aceptación: 10 años como mínimo

Documentos de seguridad y formación:

• PPSPS y planes de prevención: 5 años después del final de la construcción
• Registros de seguridad: 5 años
• Certificados de formación: período de validez + 5 años
• Declaraciones de accidentes: 40 años

Documentos administrativos:

• Declaraciones fiscales y sociales: 6 años
• Facturas y documentos contables: 10 años
• Correspondencia administrativa: 5 años
• Autorizaciones y permisos: conservación permanente

Buenas prácticas de conservación: Escanee sistemáticamente todos los documentos en papel con una firma electrónica segura. Organice el archivado progresivo: documentos activos, archivos intermedios, archivos finales. Evalúe periódicamente la legibilidad de los medios digitales y planifique las migraciones tecnológicas.

9. ¿Cómo proteger los documentos confidenciales (planes, contratos, DOE, etc.)?

La protección de documentos confidenciales requiere un enfoque de varios niveles que combine la seguridad técnica y organizativa.

• Seguridad de acceso: Implemente una autenticación sólida con contraseñas complejas y doble autenticación cuando sea posible. Defina perfiles de acceso granulares que limiten las consultas a las personas autorizadas.
• Cifrado y protección: Utilice soluciones que ofrezcan cifrado de datos en tránsito y en reposo. Plataformas como Alobees integran estas protecciones de forma nativa, de acuerdo con los estándares europeos del RGPD.
• Copia de seguridad segura: Organice varias copias de seguridad en sitios remotos con pruebas de restauración periódicas. Planifique una estrategia de continuidad empresarial en caso de que se produzca un desastre importante.
• Control de impresión: Limite y controle la impresión de documentos confidenciales. Utilice marcas de agua personalizadas para identificar el origen de las posibles fugas.
• Conciencia del equipo: Capacite a los empleados sobre los riesgos de seguridad: suplantación de identidad, llaves USB infectadas, consulta de documentos en lugares públicos. La seguridad de los documentos se basa en gran medida en los comportamientos individuales.

10. ¿Qué debe contener un DOE (archivo de obras ejecutadas)?

El archivo de obras ejecutadas constituye la memoria técnica de la obra y condiciona su mantenimiento futuro. Su constitución representa la culminación del proyecto de construcción y un gran desafío para el cliente y el propietario del proyecto.

h3/ Composición normativa del DOE:

El DOE reúne toda la información necesaria para la operación y el mantenimiento de la estructura. Su constitución cumple con los requisitos del artículo 1792-4 del Código Civil y del DTU aplicable. Es un producto esencial cuya calidad refleja el control ejercido a lo largo de la obra.

Documentos técnicos obligatorios:

• Planes de acuerdo con la ejecución (planes de inventario) validados durante las reuniones de fin de trabajo
• Instrucciones de operación y mantenimiento para todos los equipos instalados
• Fichas técnicas de materiales y equipos, con análisis de rendimiento
• Informes de pruebas y control de calidad
• Diagramas de red (electricidad, fontanería, calefacción, ventilación) actualizados
• Libros de servicio y programas de mantenimiento preventivo

Documentación de mantenimiento:

• Procedimientos para operar instalaciones técnicas con planificación de tareas
• Información de contacto de proveedores e instaladores para la gestión de recursos
• Referencias de piezas de repuesto y análisis de costos de mantenimiento
• Programas de mantenimiento preventivo integrados en el cronograma operativo
• Condiciones de garantía para cada elemento con la gestión de riesgos asociada

Soporte y organización:

El DOE debe presentarse en un formato digital estructurado que permita actualizaciones fáciles. El uso de software como Alobees simplifica esta constitución al centralizar gradualmente todos los elementos durante la obra, lo que facilita el análisis de los datos y la comunicación con el cliente.

Responsabilidades del establecimiento: Cada contratista contribuye al DOE para su conjunto de intervenciones de acuerdo con las tareas definidas contractualmente. El coordinador (contratista principal o contratista general) garantiza la recopilación y la coherencia generales durante las reuniones resumidas. La entrega del DOE generalmente condiciona el levantamiento de las garantías y es un producto fundamental para la satisfacción del cliente.

La revolución digital en la construcción: cuando la gestión documental se convierte en un activo estratégico

La gestión de documentos en las obras de construcción está evolucionando rápidamente hacia una creciente desmaterialización. Un software como Alobees está revolucionando las prácticas al ofrecer soluciones integradas adaptadas a las especificidades de la construcción, incluida la planificación, el seguimiento del progreso y el análisis de los datos del proyecto.

Invertir en una gestión documental rigurosa genera beneficios sustanciales: reducción de las no conformidades, mejora de la coordinación entre los equipos, reducción de las disputas y optimización de los plazos. En un sector en el que el más mínimo error puede tener importantes consecuencias para el trabajo y la satisfacción del cliente, el control de la documentación es una ventaja competitiva decisiva.

El éxito se basa en tres pilares: procedimientos claros que definen las tareas y responsabilidades, herramientas apropiadas que facilitan la comunicación y el control, y equipos capacitados que pueden analizar los riesgos y resolver los problemas rápidamente. Al respetar estos principios y organizar reuniones de seguimiento periódicas, la gestión de documentos se convierte en un factor de rendimiento para todos los proyectos de construcción, más que en una restricción administrativa.

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