¿Cómo crear y optimizar un cronograma de intervención?

El desarrollo de cronogramas de intervención es un verdadero desafío. De hecho, a menudo se ve socavado por los retrasos en la entrega de los materiales, los peligros climáticos o los problemas de coordinación. Una mala organización conduce a una reducción de la productividad y a la insatisfacción de los clientes. Estos son algunos consejos para crear y optimizar cronogramas del sitio de construcción.

¿Cómo creo un cronograma de intervención?

La creación de un cronograma de intervención eficiente permite optimizar el uso del tiempo y los recursos.

Existen varios métodos para crear un cronograma de intervención:

Por día, luego por empleado

Esta técnica consiste en distribuir primero las intervenciones no asignadas a lo largo de cada día de la semana, de lunes a viernes. Luego, cada tarea diaria se divide entre los empleados disponibles, teniendo en cuenta su carga de trabajo semanal y los tiempos de viaje.

• Ventajas: eficaz si las tareas son similares y los empleados tienen habilidades equivalentes. Permite una distribución equilibrada de las cargas de trabajo.
• Desventajas: requiere un buen conocimiento de las habilidades de cada empleado. Puede ser menos flexible en caso de cambios de última hora.

Por empleado, por día

Cada empleado recibe primero las tareas durante una semana, programadas para que no excedan las 35 horas. Luego se organizan por días, agrupando las misiones por área geográfica para optimizar los viajes.

• Ventajas: es adecuado cuando los empleados tienen habilidades específicas. Permite optimizar los viajes.
• Desventajas: puede requerir ajustes frecuentes. Requiere un buen conocimiento de las habilidades de cada empleado.

Por área geográfica

La asignación de un área geográfica específica a cada empleado reduce los viajes y mejora la eficiencia. El empleado se familiariza más con el sector.

• Ventajas: reducción de viajes. Mejorar la productividad mediante la familiarización con el sector.
• Desventajas: menos flexible en caso de una ausencia inesperada. Puede limitar la versatilidad de los empleados.

En función de la disponibilidad del equipo

La planificación se basa en la disponibilidad del equipo. Esta opción es necesaria cuando la empresa tiene un número limitado de herramientas.

• Ventajas: optimiza el uso de los recursos disponibles. Le permite optimizar la eficiencia de equipos costosos.
• Desventajas: puede restringir la flexibilidad de los horarios. Requiere una gestión precisa.

Basado en prioridades

Las intervenciones se priorizan según la urgencia o la importancia de los clientes. Esto garantiza que las misiones críticas se aborden primero.

• Ventajas: garantiza que se prioricen las tareas críticas, lo que contribuye a la satisfacción de los clientes más importantes.
• Desventajas: puede retrasar las intervenciones menos urgentes. Exige una evaluación constante de las prioridades.

¿Cómo optimizar un cronograma de intervención?

Para que un cronograma de intervención sea efectivo, debe ser flexible, claro y bien estructurado. Estos son algunos consejos.

Mantenga la flexibilidad

Deja espacios vacíos en la programación semanal para gestionar eventos inesperados o intervenciones prolongadas. Este margen de maniobra es especialmente importante en caso de una ausencia inesperada. Permite redistribuir el trabajo entre el equipo sin interrumpir todo el cronograma.

Haga un cronograma visualmente claro

Usa códigos de colores para diferenciar los tipos de intervención. Esto simplifica el reconocimiento de las tareas y su urgencia. Esto ayuda a anticipar las necesidades de equipo cada mañana y permite identificar las intervenciones pendientes o urgentes.

Vincular los comentarios a las intervenciones

Añadir comentarios o notas a intervenciones planificadas para especificar contextos o dar instrucciones específicas. Pueden ser detalles sobre las preferencias de los clientes, las condiciones específicas del sitio o recordatorios para los técnicos. Esta disposición mejora la eficiencia y la comunicación.

Gestione las vistas por día, por semana, etc.

Regálalo posibilidad de navegar entre diferentes vistas del cronograma: diario, semanal, mensual y anual. Cada vista tiene un propósito específico:

• La vista diaria ayuda a monitorear el progreso en tiempo real,
• La vista semanal es útil para equilibrar la distribución del trabajo,
• La vista mensual ofrece una perspectiva más amplia de los proyectos actuales,
• La vista anual ayuda con la planificación a largo plazo y el análisis del rendimiento.

Las diversas herramientas para crear cronogramas de intervención

La creación de un cronograma de intervención implica elegir la herramienta adaptada a las necesidades de la organización y a la complejidad de las tareas a gestionar.

A mano

Crear horarios a mano es como usar el método tradicional. A menudo se hacen con pizarras o calendarios de pared grandes. Este enfoque es apreciado por su simplicidad y facilidad de modificación.

Sin embargo, este método tiene desventajas significativas, especialmente en términos el intercambio de información y el riesgo de error o pérdida de datos. Puede ser viable para equipos muy pequeños o para operaciones sencillas, pero no se recomienda para gestionar intervenciones complejas o varios equipos.

En la tabla de Excel

Excel es una herramienta práctica para desarrollar cronogramas de intervención. Las hojas de cálculo de Excel facilitan la tarea manipulación de datos, el uso de fórmulas para cálculos automáticos y Ajustar el cronograma según las necesidades específicas. También permiten crear visualizaciones, como gráficos o calendarios.

Excel tiene ventajas, pero también Límites, especialmente para la colaboración en tiempo real y el seguimiento de cambios. Las empresas que requieren la cooperación entre varios empleados parecen necesarias soluciones de planificación más avanzadas.

Crea cronogramas de intervención optimizados con Alobees

Alobees es una aplicación de administración de sitios que integra una planificación digital fácil de usar. Disponible en teléfonos móviles, tabletas y ordenadores, permite a los empleados, ya sea en la obra o en la oficina,acceder a una programación que esté siempre actualizada. Los cambios y las nuevas tareas se notifican inmediatamente mediante notificaciones. Permiten a todo el equipo manténgase informado de los cambios en tiempo real y al director de obra de reaccionar rápidamente en caso de problemas.

Beneficios de usar Alobees para programar horarios

• Visualización: Alobees te permite ver los horarios en varios formatos (semanal, mensual, trimestral, semestral). Ayuda a organizar los proyectos a largo plazo.
• Organización: los empleados tienen una visión clara de su semana y de las tareas que deben completar. Esto les permite gestionar mejor su agenda y mejorar su productividad.
• Interactividad: Es posible añadir notas a las intervenciones. Los empleados las pueden ver de inmediato desde sus teléfonos móviles.
• Comunicación: Las notas en tiempo real garantizan que la información importante se transmita instantáneamente a los equipos sobre el terreno. Esto refuerza la colaboración entre la oficina de diseño y las obras de construcción.
• Coordinación: Las actualizaciones en tiempo real mejoran la sincronización de las actividades en la obra. Garantizan una coordinación eficaz y permiten a todos los miembros del equipo trabajar en pos de objetivos comunes.

Las ventajas de un cronograma de intervención optimizado

Optimizar un cronograma de intervención tiene muchas ventajas para las empresas de construcción.

Reduzca los costos

La planificación optimizada reduce los costos operativos y aumenta rentabilidad de los sitios de construcción. Por ejemplo:

• Optimización de viajes: la planificación de las intervenciones en función de la proximidad geográfica reduce los tiempos de viaje. Esto reduce los gastos de combustible y mantenimiento del vehículo.
• Uso eficiente del tiempo: Minimizar los períodos de inactividad permite completar más tareas con menos recursos.

Aumente la productividad

Un cronograma bien diseñado aumenta la rentabilidad del negocio.

Distribución del trabajo: un cronograma cuidadosamente desarrollado garantiza una distribución equitativa de la carga de trabajo y elimina el tiempo de inactividad. Esto permite a los técnicos realizar más intervenciones en menos tiempo.

Preparación: Garantizar que los técnicos tengan toda la información que necesitan por adelantado mejora la eficiencia en cada sitio de trabajo.

Mejorar la satisfacción del cliente

La planificación optimizada aumenta la satisfacción del cliente.

Puntualidad y fiabilidad: Respetar los cronogramas y los compromisos refuerza la confianza de los clientes y la credibilidad de la empresa.

Calidad del servicio: con más tiempo y menos presión, los técnicos pueden escuchar y responder mejor a las necesidades del propietario del proyecto. De esta manera, mejoran la experiencia del cliente.

La optimización de los cronogramas de intervención no se limita a una mejor gestión interna. También contribuye a reducir los costos, aumentar la productividad y mejorar la satisfacción del cliente. De este modo, promueve el éxito general de la empresa.