Supervisión financiera de un sitio de construcción

En una obra de construcción, cada centavo cuenta. Administrar los costos de trabajo de manera efectiva es una necesidad vital para la empresa. A continuación, encontrará estrategias y herramientas para evitar dificultades, mejorar su supervisión financiera y aumentar la rentabilidad de sus proyectos.

Definición del seguimiento financiero de una obra

El monitoreo del sitio financiero consiste en la gestión y el análisis de los costos involucrados en un proyecto de construcción. Incluye varios pasos:

• Planificación presupuestaria: la fase de estudio de precios detalla los costos futuros de materiales, mano de obra, equipo, costos de construcción, así como gastos generales.
• Seguimiento de los gastos reales: el supervisor de la construcción supervisa continuamente los gastos incurridos durante el transcurso de la obra.
• Comparación con las previsiones: los costos reales se comparan con los presupuestos iniciales para garantizar el cumplimiento.

El objetivo de este enfoque consiste en garantizar que que el sitio no supere el presupuesto asignado, al tiempo que optimiza su rentabilidad.

Los desafíos del monitoreo financiero exitoso de los sitios de construcción

Por lo tanto, la gestión financiera del sitio es necesaria para el éxito de cualquier proyecto de construcción. Desempeña varias funciones:

• Presupuesto y rentabilidad: el monitoreo financiero evita costos adicionales para evitar sobrecostos presupuestarios. Al optimizar los gastos, mejora directamente la rentabilidad del sitio de construcción.
• Asignación de recursos: ayuda a identificar las áreas en las que los recursos pueden asignarse de manera más inteligente. Mejora la eficiencia y reduce las pérdidas.
• Controles de riesgo: La supervisión financiera exhaustiva ayuda a identificar y mitigar los riesgos financieros asociados con la construcción.
• Toma de decisiones: cuanto más preciso sea el seguimiento, más fácil será tomar decisiones en cada etapa del proyecto.

Además, una gestión financiera transparente facilita los intercambios con las partes interesadas. Proporciona datos confiables que se pueden utilizar para múltiples análisis.

Método para llevar a cabo un buen seguimiento financiero de una obra

Por lo tanto, el monitoreo financiero permite controlar los costos y garantizar la rentabilidad del sitio. Pero, ¿cómo lo haces?

Planificación financiera previa al proyecto

La planificación financiera se puede realizar en varios pasos.

1. Defina los objetivos financieros: Empieza por calcular el desembolso total. Esto incluye los costos de materiales, equipos y mano de obra (flujo seco), más los costos de construcción.

Fórmula para recordar: Desembolso total = Desembolso en seco + Costos de construcción.

2. Establecimiento del presupuesto: Cree un presupuesto inicial basado en estos costos y añada espacio para contingencias y costos estructurales. De esta manera, usted determina el precio de costo del sitio de construcción.

Fórmula para recordar: precio de costo = desembolso total más gastos generales (o costos de estructura).

3. Planifique la gestión financiera: Establezca un cronograma preciso para los pagos, elija los métodos adecuados para administrar los gastos de manera efectiva. Además, identifique los posibles riesgos financieros y prepare estrategias para mitigarlos.

Monitorización de los costos durante la construcción

Para garantizar una gestión transparente, asegúrese de llevar un registro exhaustivo de todos los gastos del sitio de construcción. Estas son algunas prácticas que se pueden implementar:

• Documente cada gasto: guarde las facturas, los formularios de pedido y otros documentos justificativos. Es necesario para supervisar y cumplir con los requisitos contables.
• Respete los procedimientos: cada salida de efectivo debe aprobarse de conformidad con las normas internas y los acuerdos contractuales.
• Actualice los datos: Actualice la información financiera con regularidad, idealmente en tiempo real. Utilice el software adecuado para una mejor visibilidad.
• Analice los costos: Examine los gastos para detectar anomalías u oportunidades de ahorro. Ajuste los planes en función de los resultados de este análisis.

Análisis y ajuste durante la construcción

Durante la obra, la adaptación es fundamental para garantizar el cumplimiento del presupuesto. He aquí cómo hacerlo:

• Producir informes financieros periódicos (semanal o mensual) para comparar los gastos reales con los presupuestos planificados,
• Examine las discrepancias entre los costos planificados y los gastos reales,
• Determine las causas diferencias. Ajuste el presupuesto y los planes en función de los resultados.

Si ve diferencias significativas entre las previsiones y la realidad, intervenir rápidamente. Por ejemplo, considere la posibilidad de renegociar los contratos, revisar las opciones de materiales o ajustar la gestión de la fuerza laboral. Esto puede ayudar a limitar los impactos financieros negativos e incluso generar ahorros.

Herramientas existentes para llevar a cabo el seguimiento financiero de las obras

La elección de las herramientas adecuadas es importante para una supervisión financiera eficaz del trabajo. Por lo general, permiten administre mejor los presupuestos y evite errores costosos.

Sobresalir

El uso de Excel para el monitoreo financiero es común, pero Puede llevar mucho tiempo. Para cada proyecto, debes:

• Personaliza el archivo: cada proyecto requiere un modelo adaptado.
• Fórmulas complejas: Los cálculos de las sumas, los anticipos, las deducciones de seguridad y el IVA deben configurarse meticulosamente.
• Exportación de datos: los informes deben prepararse en formato PDF o imprimirse para las reuniones con las partes interesadas.

Incluso con mucho rigor, evitar errores de cálculo en Excel es peligroso. Especialmente para proyectos grandes.

Software especializado

El uso de software especializado aporta mejoras significativas en la gestión financiera de las obras de construcción. Estas herramientas generalmente tienen los siguientes beneficios:

• Una interfaz colaborativa lo que simplifica las interacciones entre todos los actores financieros del proyecto, desde la planificación hasta la supervisión.
• Accesibilidad todo terreno que facilita la gestión y la comunicación continuas.
• La capacidad de conectarse a otras herramientas para garantizar la coherencia y la fiabilidad de los datos.

Los beneficios son numerosos para las empresas:

• Ahorro de tiempo: el uso de software especializado reduce el riesgo de errores al reducir la necesidad de múltiples entradas y transacciones de bajo valor agregado.
• Un repaso a las principales misiones: permite a los equipos centrarse en sus tareas principales sin distraerse con los detalles administrativos.
• Centralización de la información: mejoran la visibilidad de los datos, lo que facilita la toma de decisiones estratégicas más informadas.
• Reactividad financiera: ayudan a reaccionar rápidamente en caso de sobrecostos, garantizando un control financiero preciso y efectivo.

Al adoptar las herramientas adecuadas para el monitoreo financiero, las empresas de construcción no solo pueden monitorear los costos en tiempo real, sino también reaccionar rápidamente ante cualquier anomalía financiera. Este seguimiento mejora la previsibilidad de los proyectos y aumenta considerablemente su rentabilidad.