Monitorización de obras en Excel: ¿es la mejor solución?

Excel ha brindado a los gerentes de construcción un orgulloso servicio de supervisión de obras. Pero los requisitos ya no son los mismos. Este artículo proporciona soluciones para una mejor gestión de los proyectos de construcción.

¿En qué consiste la monitorización del sitio?

La supervisión del sitio de construcción garantiza que todo se lleve a cabo de acuerdo con el cálculo de costos del inspector de cantidades o de la oficina de diseño. El director de la construcción es generalmente responsable de esto.

La misión del administrador del sitio es hacer el mejor uso de los recursos de la empresa, distribuir bien las obras entre sus equipos y respetar el presupuesto, los planes, las normas de seguridad y los plazos.

El proceso de seguimiento se divide en tres fases principales :

• Programación: Antes de comenzar, es necesario definir los costos, organizar el cronograma, ordenar los materiales y distribuir las tareas.
• La ejecución: Durante el trabajo, el administrador del sitio y el supervisor de la construcción supervisan el progreso y se aseguran de que cada miembro del equipo sepa lo que tiene que hacer.
• Entrega: Al final del trabajo, se elabora un informe para evaluar el cumplimiento de la estimación inicial. En particular en lo que respecta a la gestión de los plazos y la eficiencia de las operaciones.

La calidad de la supervisión del sitio generalmente se correlaciona con la del trabajo y con la satisfacción del propietario del proyecto.

¿Por qué usar una herramienta de monitoreo de sitios de construcción?

Los antiguos usaban cuadernos y bolígrafos. Luego apareció Excel. Pero al usarlo, aún tenías que escribir la información antes de ingresarla en la computadora más tarde.

Ante una necesidad evidente, se han desarrollado herramientas digitales. Ofrecen más practicidad, con características relacionadas con gestión de proyectos, hasta gestión financiera, o incluso en relación con el cliente.

Con la herramienta adecuada y un acceso sencillo a la red móvil, ahora podemos:

• Acceda a todos los documentos en línea,
• Supervise el progreso de la obra en tiempo real,
• Planifica las tareas del equipo con unos pocos clics,
• O incluso, gestionar los recursos necesarios para el trabajo.

Uno aplicación móvil para la supervisión del sitio como el de Alobees puedes ahorrar un 20% de tu tiempo. Pero, ¿cómo se selecciona la herramienta adecuada?

¿Cuáles son los elementos a tener en cuenta en la monitorización del sitio?

Para elegir la herramienta de monitoreo de sitios de construcción adecuada, es necesario tener en cuenta los siguientes elementos.

• Planificación y programación: la herramienta debe permitir la planificación detallada de las tareas y la creación de un cronograma. Su capacidad para ajustarlo en tiempo real, de acuerdo con la evolución de las obras, es fundamental.
• Administración de recursos: La solución debe ofrecer una visión general de la asignación de recursos (mano de obra, materiales y equipos). La herramienta debería facilitar su distribución y, posiblemente, su reasignación.
• Seguimiento y progreso de las tareas: como se indicó anteriormente, el software ideal debería permitir la supervisión en tiempo real del progreso de las tareas. Las actualizaciones deben ser fáciles y accesibles para todas las partes interesadas.
• Comunicación y colaboración: elija una plataforma que promueva intercambios fluidos entre los contratistas y el gerente de construcción. Con notificaciones y áreas de discusión específicas para cada proyecto.
• Informes y documentación: es útil que la herramienta permita generar informes resumiendo los detalles de las intervenciones. Para obtener fácilmente documentos de monitoreo, informes o informes del sitio.
• Memos: Asegúrese de que la solución identifique la información y los problemas importantes que deben abordarse específicamente. Por ejemplo, para llamar la atención de los trabajadores sobre el cumplimiento de una norma o la dificultad de un trabajo.
• Seguimiento presupuestario y financiero: La herramienta debería permitir finalmente la conexión a un software ERP capaz de garantizar la facturación y un seguimiento preciso de los costos (Obtenga más información). Con funciones para comparar los gastos reales con las previsiones presupuestarias.

Alobees es un ejemplo de una solución diseñada específicamente para optimizar la supervisión del sitio. La plataforma cubre todos los aspectos mencionados.

Comparación entre el monitoreo de sitios en Excel y Alobees

¿Por qué renunciar a una hoja de cálculo que se ha enriquecido con fórmulas que se han perfeccionado con el tiempo? He aquí una comparación entre Excel y Alobees.

Haga un seguimiento de la obra en Excel:

Cómo crear el documento de monitoreo de su sitio en Excel

Para desarrollar un documento efectivo de monitoreo del sitio con Excel, es necesario seguir varios pasos:

• Estructura el documento: Crea pestañas independientes para la programación, los recursos y las tareas. Esto facilita la navegación y la organización de la información.
• Integrar fórmulas: En cada pestaña, desarrolle las tablas y complete las funciones necesarias para automatizar el monitoreo del progreso y los gastos.
• Personalice y proteja cada pestaña: adapte sus mesas para una mejor visibilidad y comodidad. Bloquee las fórmulas para que no se puedan borrar.

El uso de Excel implica introducir manualmente los datos de cada sitio.

Las ventajas de Excel para la supervisión de su obra

Excel ofrece varias ventajas para la supervisión de sitios:

• El software es fácilmente accesible.
• Permite la personalización para satisfacer necesidades específicas.
• Los datos se pueden organizar de forma eficaz.
• Las fórmulas permiten realizar cálculos complejos.
• La creación de gráficos ayuda a visualizar los datos.
• Compartir archivos con el equipo es fácil.

Las desventajas de Excel para la supervisión de su sitio de construcción

Excel también tiene una serie de limitaciones:

• La hoja de cálculo no ofrece herramientas diseñadas específicamente para las necesidades de construcción y obras públicas.
• La actualización de los datos implica una intervención manual, que a menudo lleva mucho tiempo.
• Excel carece de opciones para administrar los recursos humanos y materiales específicos del sitio de construcción.
• El software no permite el monitoreo en tiempo real.
• El trabajo colaborativo, simultáneamente en el mismo archivo, es complicado. Es posible que se pierdan datos.
• La administración de la seguridad y el acceso a los archivos puede ser difícil de dominar.
• Excel no integra directamente los comentarios de los equipos sobre el terreno.
• La integración manual de los datos aumenta el riesgo de errores y pérdida de información.
• Es difícil acceder a los archivos de una obra en construcción.
• Las capacidades de Excel son limitadas para proyectos de gran tamaño.
• Según el caso, la gestión de las fórmulas puede resultar muy compleja.
• Excel no permite visualizar planos o documentos relacionados con el sitio de construcción.
• La eficacia del uso de Excel depende de la habilidad de los usuarios. Sin embargo, puede variar enormemente de un empleado a otro.

El uso de Alobees es una solución a los problemas mencionados. Desarrollado específicamente para el sector de la construcción, el software satisface con precisión las necesidades de los equipos en la oficina y en la obra.

Usa Alobees para el monitoreo de tu sitio de construcción

A diferencia de Excel, Alobees tiene funcionalidades específicamente adaptadas al monitoreo de las obras de construcción. Permite centralizar y simplificar la gestión.

Las funcionalidades de Alobees para la monitorización de tu sitio

• Centralización de documentos: todos sus documentos, incluidos los planes de prevención, las actas y los planes de producción, se almacenan en un solo lugar.
• Acceso fuera de carretera: conéctese desde el sitio de construcción, la oficina o mientras viaja.
• Intercambios facilitados: comunicarse mediante herramientas para compartir y fuentes de noticias basadas en proyectos (Obtenga más información).
• Programación: ajuste la asignación de sus recursos, humanos y materiales, de acuerdo con las necesidades (Obtenga más información).
• Seguimiento de tareas: vigile de cerca el progreso de la obra (Obtenga más información).
• Gestión de la intervención: acceda a la agenda de los empleados en vivo y cree informes de intervención (Obtenga más información).
• Control de tiempo: realizar un seguimiento de los tiempos de trabajo para controlar los costos laborales (Obtenga más información).
• Simplificación de la nómina: facilitar la recopilación de variables de nómina para los equipos sobre el terreno (Obtenga más información).

Las ventajas de Alobees frente a Excel

Alobees transforma el monitoreo de sitios al ofrecer un cuaderno de bitácora digital completo. De manera más general, simplifica la gestión diaria de las empresas de construcción.

Sus ventajas son numerosas. El software permite una planificación clara y facilita la adaptación ante lo inesperado. También permite seguir el progreso del trabajo: todos los datos están centralizados y son accesibles en tiempo real.

Alobees ofrece a las empresas un beneficio significativo en términos de ahorro de tiempo. Y esto, sin coste adicional en comparación con Excel. ¿Quieres descubrir sus funcionalidades? ¡Aprovecha ahora de 14 días gratis.