Suivi de chantier Excel : toujours la bonne solution ?

Excel a rendu de fiers services aux conducteurs de travaux pour le suivi de chantier. Mais les exigences ne sont aujourd’hui plus les mêmes. Cet article donne des solutions pour une meilleure gestion des projets de construction et vous aide à créer des plannings précis et exhaustifs qui vous permettront de maîtriser tous les aspects de vos chantiers.

BTP : Le planning, un élément indispensable du suivi de chantier

Le suivi de chantier garantit que tout se déroule en conformité avec le chiffrage du métreur ou du bureau d’étude, et que les travaux respectent le devis initial. Le conducteur de travaux ou le maître d’œuvre en a généralement la responsabilité. 

Le responsable du chantier a pour mission d’utiliser au mieux les ressources de l’entreprise, de bien répartir les ouvrages entre ses équipes, et de respecter le budget, les plans, les normes de sécurité et les délais. La mise en place d’un planning précis est primordiale pour assurer le succès de la construction.

Le processus de suivi d’un projet se divise en effet en trois étapes principales :

- La planification : avant le début des travaux, il est nécessaire de définir les coûts, d’organiser le planning, de commander les matériaux et de répartir les tâches.

- L’exécution : pendant les travaux, le chef de chantier et le conducteur de travaux surveillent l'avancement de la construction par rapport au planning. Ils s'assurent que chaque membre de l'équipe sait ce qu'il a à faire et que les délais sont respectés.

- La livraison : à la fin des travaux, un bilan est dressé pour évaluer la conformité avec le devis initial. Notamment en ce qui concerne la gestion des délais et l'efficacité des opérations.

La qualité du suivi de chantier est généralement corrélée à celle des travaux et à la satisfaction du maître d'ouvrage.

Pourquoi utiliser un outil de suivi de chantier pour créer ses plannings ?

Les anciens utilisaient des calepins et des stylos. Puis Excel est arrivé. Mais en l’utilisant, il fallait encore noter les informations avant de les saisir plus tard dans l’ordinateur, dans un tableau dédié. 

Face à un besoin évident, des outils numériques se sont développés. De nombreux logiciels pensés pour le BTP, comme Extrabat, Vertuoza et bien sûr Alobees ont vu le jour. Ils offrent plus de praticité, avec des fonctionnalités liées à la gestion de projet, à la gestion financière, ou encore à la relation clientèle.

Avec le bon outil et un simple accès au réseau mobile, on peut aujourd’hui :

- Accéder à tous les documents en ligne ;

- Suivre en temps réel l’avancement du chantier ;

- Planifier en quelques clics les tâches des équipes ;

- Ou encore gérer les ressources nécessaires aux travaux.

Une application mobile de suivi de chantier comme celle d’Alobees peut permettre d’économiser 20 % de son temps. Mais comment sélectionner le bon outil parmi les nombreux logiciels disponibles sur le marché ?

Quels sont les éléments à prendre en compte dans le suivi de chantier ?

Pour choisir le bon outil de suivi de chantier, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants.

- Planification et ordonnancement : l'outil doit permettre une planification détaillée des tâches et la création d'un planning pour chaque projet. Pouvoir ajuster ce planning facilement et en temps réel, en fonction de l'évolution des chantiers, est essentiel ;

- Gestion des ressources : la solution doit proposer une vue d'ensemble sur l'allocation des ressources (la main-d'œuvre, les matériaux et les équipements nécessaires à la construction). L'outil doit faciliter leur répartition et éventuellement leur réaffectation ;

- Suivi des tâches et progression : comme indiqué plus haut, le logiciel idéal doit permettre le suivi en temps réel de l'avancement des tâches. Les mises à jour doivent être faciles et accessibles pour tous les intervenants ;

- Communication et collaboration : choisissez une plateforme qui favorise des échanges fluides entre les compagnons et le conducteur de travaux. Avec des notifications et des espaces de discussion spécifiques à chaque projet. Certains logiciels, comme celui d’Alobees, se déclinent en application mobile. Vous avez accès au planning du projet, aux documents, aux notifications à partir d’un simple smartphone ou d’une tablette, que vous soyez sur le chantier ou au bureau.

- Rapports et documentation : il est utile que l’outil permette de générer des rapports en reprenant les détails des interventions. Un programme doit permettre d’obtenir facilement des documents de suivi, des comptes rendus ou des bilans de chantier ;

- Mémos : assurez-vous que la solution permette d’épingler des informations importantes et des problèmes à suivre spécifiquement. Pour par exemple soulever l’attention des ouvriers sur le respect d’une norme du bâtiment ou la difficulté d’un ouvrage ;

- Budget et suivi financier : l'outil devrait enfin permettre de se connecter à un logiciel ERP susceptible d’assurer la facturation et un suivi précis des coûts (en savoir plus).

- Facilité d’utilisation : Choisissez un logiciel agréable à utiliser et intuitif. N’hésitez pas à demander une démo gratuite pour vous faire un avis. Assurez-vous que le service client soit facilement joignable pour vous aider à prendre en main l’outil.

Alobees est un exemple de solution spécifiquement conçue pour optimiser le suivi de chantier. La plateforme couvre tous les aspects mentionnés.

Comparatif entre le suivi de chantier sur Excel et Alobees

Vous avez l’habitude de faire vos plannings sur Excel et vous dupliquez votre modèle pour chaque projet ? Pourquoi renoncer à un tableur enrichi de formules perfectionnées au fil du temps ? Voici un comparatif entre Excel et Alobees.

Faire son suivi de chantier sur Excel

Comment créer votre planning et votre suivi de chantier sur Excel

Pour élaborer un planning de chantier efficace avec Excel, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes :‍

- Structurer le document : créez des onglets séparés pour le planning, les ressources et les tâches. Cela facilite la navigation et l'organisation de l'information.

- Intégrer les formules : sur chaque onglet, élaborez les tableaux et renseignez les fonctions nécessaires pour automatiser le suivi de l’avancement et des dépenses.

- Personnaliser et sécuriser chaque onglet : adaptez vos tableaux pour une meilleure visibilité et praticité. Verrouillez les formules pour qu’elles ne puissent pas être effacées. Conserver un modèle vierge pourra être utile pour vos projets ultérieurs.

L’utilisation d’Excel implique de rentrer manuellement les données de chaque chantier. Il est parfois plus rapide de partir d’un modèle de tableau et de l’adapter à votre activité. Vous pouvez télécharger ici un planning chantier Excel gratuit.

Vous pouvez également opter pour un diagramme de Gantt. Cet outil, qui peut être créé sous Excel, met en avant la liste des missions à effectuer ainsi que leur avancement. Il est fréquemment utilisé dans le BTP. Vous aurez, concrètement, à gauche du document, un tableau qui reprend chaque tâche du projet. A droite, son avancement matérialisé par un diagramme à barres. Le planning de Gantt n’est pas toujours facile à mettre en place, n’hésitez pas à vous aider d’un modèle ou à le créer à partir d’un logiciel spécialisé.

Les avantages d’Excel pour votre suivi de chantier

Excel offre plusieurs avantages pour le suivi de chantier :

- Le logiciel est facilement accessible. La plupart des ordinateurs en sont déjà équipés ;

- Chaque tableau peut être personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques ;

- Les données peuvent être organisées efficacement ;

- Les formules permettent des calculs complexes ;

- La création de graphiques aide à visualiser les données du tableau ;

- Le partage des fichiers avec l'équipe est simple.

Les inconvénients d’Excel pour votre suivi de chantier

Excel présente aussi de nombreuses limites : 

- Le tableur ne propose pas d'outils spécifiquement conçus pour les besoins du BTP. Si vous travaillez à partir d’un modèle de planning, vous devrez certainement l’adapter ;

- La mise à jour des données implique une intervention manuelle, souvent chronophage ;

- Excel manque d'options pour la gestion des ressources humaines et matérielles spécifiques au chantier ;

- Le logiciel ne permet pas de suivi en temps réel ;

- Le travail collaboratif, en simultané sur un même fichier, se révèle compliqué. Des données peuvent être perdues ;

- La gestion de la sécurité et de l’accès aux fichiers peut être difficile à maîtriser ;

- Excel n'intègre pas directement les feedbacks des équipes sur le terrain ;

- L’intégration manuelle des données augmente le risque d'erreurs et de perte d'informations ;

- L'accès aux fichiers depuis un chantier est difficile ;

- Consulter un tableau Excel depuis une tablette ou un smartphone est compliqué, à fortiori si le tableau comporte de nombreuses lignes ou colonnes ;

- Les fonctionnalités d’Excel sont limitées pour les projets de grande envergure ;

- La gestion des formules peut selon les cas se révéler très complexe ;

- Excel ne permet pas de visualiser les plans ou les documents liés au chantier ;

L’efficacité d’utilisation d’Excel dépend de la compétence des utilisateurs. Or, elle peut énormément varier d’un employé à un autre au sein d’une entreprise.

Le recours à Alobees constitue une solution face aux problèmes évoqués. Développé spécifiquement pour le secteur du BTP, le logiciel répond précisément aux besoins des équipes en bureau et sur site.

Utiliser Alobees pour votre suivi de chantier

Contrairement à Excel, Alobees dispose de fonctionnalités spécifiquement adaptées au suivi des chantiers. Il permet de centraliser et de simplifier la gestion de vos chantiers.

Les fonctionnalités d’Alobees pour votre suivi de chantier

Notre logiciel vous offre des fonctionnalités pensées pour faciliter votre quotidien :

- Centralisation des documents : tous vos documents, y compris les plans de prévention, les procès-verbaux, et les plans de production, sont stockés en un seul endroit.

- Accès tout-terrain : connectez-vous depuis le chantier, le bureau, ou en déplacement via notre application ;

- Échanges facilités : améliorez la communication dans l’entreprise grâce aux outils de partage et aux fils d'actualité par projet (en savoir plus).

- Planification : ajustez l'affectation de vos ressources, humaines comme matérielles, selon les besoins (en savoir plus).

- Suivi des tâches : gardez un œil précis sur l'avancement des travaux (en savoir plus).

- Gestion des interventions : accédez à l'agenda des collaborateurs en direct et créez des rapports d'intervention (en savoir plus).

- Contrôle des heures : suivez les temps de travail pour maîtriser les coûts de main-d'œuvre (en savoir plus). Le calcul des heures effectuées se fait automatiquement ;

- Simplification de la paie : facilitez la collecte des variables de paie des équipes sur le terrain (en savoir plus).

Les avantages d’Alobees par rapport à Excel

Alobees transforme le suivi de chantier en proposant un carnet de bord digital complet. De manière plus générale, il simplifie la gestion quotidienne des entreprises du bâtiment.

Ses avantages sont nombreux. Le logiciel permet une planification claire et facilite l’adaptation face aux imprévus. Il permet aussi de suivre l'évolution des travaux : toutes les données sont centralisées et accessibles en temps réel. Le logiciel peut être connecté aux principaux ERP (devis, facturation, suivi client, service paie…) évitant ainsi toute double saisie.

Alobees propose aux entreprises un bénéfice significatif en termes de gain de temps. Et ce, sans surcoût par rapport à Excel. Envie de découvrir ses fonctionnalités ? Profitez dès maintenant de 14 jours offerts et d’une démo gratuite pour découvrir notre solution !