Suivi de chantier Excel : est-ce la meilleure solution ?

Excel a rendu de fiers services aux conducteurs de travaux pour le suivi de chantier. Mais les exigences ne sont aujourd’hui plus les mêmes. Cet article donne des solutions pour une meilleure gestion des projets de construction.

En quoi consiste le suivi de chantier ?

Le suivi de chantier garantit que tout se déroule en conformité avec le chiffrage du métreur ou du bureau d’étude. Le conducteur de travaux en a généralement la responsabilité. 

Le responsable du chantier a pour mission d’utiliser au mieux les ressources de l’entreprise, de bien répartir les ouvrages entre ses équipes, et de respecter le budget, les plans, les normes de sécurité et les délais.

Le processus de suivi se divise en trois phases principales :

• La planification : avant de commencer, il est nécessaire de définir les coûts, d’organiser le planning, de commander les matériaux, et de répartir les tâches.
• L’exécution : pendant les travaux, le chef de chantier et le conducteur de travaux surveillent l'avancement et s'assurent que chaque membre de l'équipe sait ce qu'il a à faire.
• La livraison : à la fin des travaux, un bilan est dressé pour évaluer la conformité avec le devis initial. Notamment en ce qui concerne la gestion des délais et l'efficacité des opérations.

La qualité du suivi de chantier est généralement corrélée à celle des travaux et à la satisfaction du maître d'ouvrage.

Pourquoi utiliser un outil de suivi de chantier ?

Les anciens utilisaient des calepins et des stylos. Puis Excel est arrivé. Mais en l’utilisant, il fallait encore noter les informations avant de les saisir plus tard dans l’ordinateur. 

Face à un besoin évident, des outils numériques se sont développés. Ils offrent plus de praticité, avec des fonctionnalités liées à la gestion de projet, à la gestion financière, ou encore à la relation clientèle.

Avec le bon outil et un simple accès au réseau mobile, on peut aujourd’hui :

• Accéder à tous les documents en ligne,
• Suivre en temps réel l’avancement du chantier,
• Planifier en quelques clics les tâches des équipes,
• Ou encore, gérer les ressources nécessaires aux travaux.

Une application mobile de suivi de chantier comme celle d’Alobees peut permettre d’économiser 20 % de son temps. Mais comment sélectionner le bon outil ?

Quels sont les éléments à prendre en compte dans le suivi de chantier ?

Pour choisir le bon outil de suivi de chantier, il est nécessaire de prendre en compte les éléments suivants.

• Planification et ordonnancement : l'outil doit permettre une planification détaillée des tâches et la création d'un planning. Sa capacité à l’ajuster en temps réel, en fonction de l'évolution des chantiers, est essentielle.
• Gestion des ressources : la solution doit proposer une vue d'ensemble sur l'allocation des ressources (la main-d'œuvre, les matériaux et les équipements). L'outil doit faciliter leur répartition et éventuellement leur réaffectation.
• Suivi des tâches et progression : comme indiqué plus haut, le logiciel idéal doit permettre le suivi en temps réel de l'avancement des tâches. Les mises à jour doivent être faciles et accessibles pour tous les intervenants.
• Communication et collaboration : choisissez une plateforme qui favorise des échanges fluides entre les compagnons et le conducteur de travaux. Avec des notifications et des espaces de discussion spécifiques à chaque projet.
• Rapports et documentation : il est utile que l’outil permette de générer des rapports en reprenant les détails des interventions. Pour obtenir facilement des documents de suivi, des comptes rendus ou des bilans de chantier.
• Mémos : assurez-vous que la solution permette d’épingler des informations importantes et des problèmes à suivre spécifiquement. Pour par exemple soulever l’attention des ouvriers sur le respect d’une norme ou la difficulté d’un ouvrage.
• Budget et suivi financier : l'outil devrait enfin permettre de se connecter à un logiciel ERP susceptible d’assurer la facturation et un suivi précis des coûts (en savoir plus). Avec des fonctionnalités pour comparer les dépenses réelles aux prévisions budgétaires.

Alobees est un exemple de solution spécifiquement conçue pour optimiser le suivi de chantier. La plateforme couvre tous les aspects mentionnés.

Comparatif entre le suivi de chantier sur Excel et Alobees

Pourquoi renoncer à un tableur enrichi de formules perfectionnées au fil du temps ? Voici un comparatif entre Excel et Alobees.

Faire son suivi de chantier sur Excel :

Comment créer votre document de suivi de chantier sur Excel

Pour élaborer un document de suivi de chantier efficace avec Excel, il est nécessaire de suivre plusieurs étapes :

• Structurer le document : créez des onglets séparés pour le planning, les ressources et les tâches. Cela facilite la navigation et l'organisation de l'information.
• Intégrer les formules : sur chaque onglet, élaborez les tableaux et renseignez les fonctions nécessaires pour automatiser le suivi de l’avancement et des dépenses.
• Personnaliser et sécuriser chaque onglet : adaptez vos tableaux pour une meilleure visibilité et praticité. Verrouillez les formules pour ne pas qu’elles puissent être effacées.

L’utilisation d’Excel implique de rentrer manuellement les données de chaque chantier.

Les avantages d’Excel pour votre suivi de chantier

Excel offre plusieurs avantages pour le suivi de chantier :

• Le logiciel est facilement accessible.
• Il permet une personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques.
• Les données peuvent être organisées efficacement.
• Les formules permettent des calculs complexes.
• La création de graphiques aide à visualiser les données.
• Le partage des fichiers avec l'équipe est simple.

Les inconvénients d’Excel pour votre suivi de chantier

Excel présente aussi de nombreuses limites : 

• Le tableur ne propose pas d'outils spécifiquement conçus pour les besoins du BTP.
• La mise à jour des données implique une intervention manuelle, souvent chronophage.
• Excel manque d'options pour la gestion des ressources humaines et matérielles spécifiques au chantier.
• Le logiciel ne permet pas de suivi en temps réel.
• Le travail collaboratif, en simultané sur un même fichier, se révèle compliqué. Des données peuvent être perdues.
• La gestion de la sécurité et de l’accès aux fichiers peut être difficile à maîtriser.
• Excel n'intègre pas directement les feedbacks des équipes sur le terrain.
• L’intégration manuelle des données augmente le risque d'erreurs et de perte d'informations.
• L'accès aux fichiers depuis un chantier est difficile.
• Les fonctionnalités d’Excel sont limitées pour les projets de grande envergure.
• La gestion des formules peut selon les cas se révéler très complexe.
• Excel ne permet pas de visualiser les plans ou les documents liés au chantier.
• L’efficacité d’utilisation d’Excel dépend de la compétence des utilisateurs. Or, elle peut énormément varier d’un employé à un autre.

Le recours à Alobees constitue une solution face aux problèmes évoqués. Développé spécifiquement pour le secteur du BTP, le logiciel répond précisément aux besoins des équipes en bureau et sur site.

Utiliser Alobees pour votre suivi de chantier

Contrairement à Excel, Alobees dispose de fonctionnalités spécifiquement adaptées au suivi des chantiers. Il permet de centraliser et de simplifier la gestion.

Les fonctionnalités d’Alobees pour votre suivi de chantier

• Centralisation des documents : tous vos documents, y compris les plans de prévention, les procès-verbaux, et les plans de production, sont stockés en un seul endroit.
• Accès tout-terrain : connectez-vous depuis le chantier, le bureau, ou en déplacement.
• Échanges facilités : communiquez grâce aux outils de partage et aux fils d'actualité par projet (en savoir plus).
• Planification : ajustez l'affectation de vos ressources, humaines comme matérielles, selon les besoins (en savoir plus).
• Suivi des tâches : gardez un œil précis sur l'avancement des travaux (en savoir plus).
• Gestion des interventions : accédez à l'agenda des collaborateurs en direct et créez des rapports d'intervention (en savoir plus).
• Contrôle des heures : suivez les temps de travail pour maîtriser les coûts de main-d'œuvre (en savoir plus).
• Simplification de la paie : facilitez la collecte des variables de paie des équipes sur le terrain (en savoir plus).

Les avantages d’Alobees par rapport à Excel

Alobees transforme le suivi de chantier en proposant un carnet de bord digital complet. De manière plus générale, il simplifie la gestion quotidienne des entreprises du bâtiment.

Ses avantages sont nombreux. Le logiciel permet une planification claire et facilite l’adaptation face aux imprévus. Il permet aussi de suivre l'évolution des travaux : toutes les données sont centralisées et accessibles en temps réel.

Alobees propose aux entreprises un bénéfice significatif en termes de gain de temps. Et ce, sans surcoût par rapport à Excel. Envie de découvrir ses fonctionnalités ? Profitez dès maintenant de 14 jours gratuits.