El informe del sitio: ¿cómo hacerlo bien?

En la construcción, es esencial contar con un informe del sitio preciso y detallado. No se limita a documentar el progreso del trabajo, sino que desempeña un papel clave en la resolución de problemas y la comunicación en equipo. Este artículo le brinda consejos para escribir un informe que sea efectivo y útil para su monitoreo del sitio de construcción.

¿Qué es un informe de sitio?

Durante el trabajo, reuniones in situ se organizan periódicamente para supervisar el sitio de construcción. Esta reunión suele ir acompañada de una visita al sitio. Al final se redacta un informe.

Definición de un informe de sitio

El registro escrito Qué se encontró, así como Las declaraciones de los distintos oradores en la reunión.

Rastrea El progreso de la obra para cada obra del contrato (o para cada lote/edificio). Indica lo que debe revisarse o cambiarse. El director del proyecto anota allí sus observaciones. Identifica las tareas no completadas, las áreas de mejora, los defectos y el trabajo adicional que debe planificarse.

El informe del sitio es esencial por varias razones:

• Permite un seguimiento riguroso de la obra.
• Garantiza la trazabilidad de todas las acciones realizadas.
• Facilita la comunicación efectiva entre todos los participantes del proyecto.

¿Quién escribe el informe del sitio? ¿En qué ocasión?

El informe del sitio está redactado, en principio, por el director del proyecto a cargo del sitio (OPC), que actúa como enlace entre las empresas y el propietario del proyecto. Lo escribe después de cada reunión in situ. Para algunas operaciones, la asistencia para la gestión de proyectos (AMO) se encarga de ellas.

Estas reuniones se llevan a cabo a intervalos regulares, a menudo semanalmente. Reúnen los diversos actores involucrados en el sitio de construcción (contratista principal, contratista general, artesanos, propietario del proyecto, a veces subcontratistas) para hacer un balance del progreso de las obras.

Estas citas se utilizan para coordinar tareas (OPC), discutir posibles problemas entre las empresas y tomar decisiones importantes para el buen funcionamiento de la obra.

Además de escribir, es importante asegurarse de:

• Enviar el informe a cada empresa,
• Su posible actualización.

¿Por qué producir informes precisos sobre el sitio?

Los informes del sitio sirven como puente entre los planes iniciales y la realidad del sitio de construcción. La misión del contratista principal (OPC) es garantizar la conformidad de las obras con el presupuesto, así como Respeto al horario. La CR es una de las herramientas que permite garantizar la adecuación de la construcción con los detalles especificados en el contrato o en el CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particuliers).

Un buen informe de construcción permite:

• Para identificar los problemas,
• Para tomar decisiones informadas,
• Facilitar el trabajo de coordinación.
• Para garantizar el cumplimiento de los plazos y las normas.

¿El informe del sitio tiene valor legal?

Según el estándar Afnor NF P 03-001, el informe del sitio no es No clasificado entre los documentos contractuales (sección 2.2). En principio, no modifica las obligaciones contractuales del contratista.

Sin embargo, el documento desempeña un papel importante en el seguimiento del proyecto. Refleja el progreso de la obra y sirve de espejo para la prestación de los servicios en relación con los compromisos contractuales.

No se trata de descuidarlo. Sin embargo, durante los juicios, los tribunales a menudo se refieren a él como elemento de evaluación de posibles retrasos en la ejecución de la obra, o como aceptación de trabajo adicional por parte del propietario del proyecto.

El informe del sitio también proporciona un registro escrito de las actividades realizadas y de cualquier anomalía encontrada durante las visitas, lo cual es esencial para entrega de obras exitoso.

Esto lo convierte en una herramienta importante para la comunicación entre las partes interesadas. Ayuda a mantener la transparencia y prevenir disputas en el sitio de construcción, para la entrega del sitio de construcción.

¿Qué información debe contener un informe del sitio?

Un informe de sitio efectivo debe incluir varios elementos clave para garantizar un monitoreo preciso y completo del proyecto. Esta información es esencial para documentar el progreso del trabajo y para la toma de decisiones. Estos son los detalles que debe incluir:

Los elementos de identificación del documento

Un informe de sitio efectivo debe incluir algunos elementos de identificación esenciales:

• Número de identificación único: garantiza la unicidad y la trazabilidad de cada informe.
• Título del documento: ofrece una visión general clara de su contenido.
• Dirección del sitio: localiza el proyecto de manera precisa.
• Nombre del cliente: identifique al patrocinador.
• Fecha y hora de la visita: contextualizar la información reportada.
• Lista de participantes: Menciona el presente y el ausente. Aclara quién está al tanto de los avances y las decisiones.
• Orden del día: detalla los puntos de discusión que estructuran la reunión.
• Fecha de la próxima reunión: ayuda a planificar y mantener la continuidad del proyecto.

Estos elementos garantizan que las actas sean claras, completas y fáciles de seguir para todas las partes involucradas.

Detalles específicos del sitio

Estos elementos se centran en aspectos específicos del sitio de construcción. Requieren una atención especial:

• Informe sobre el progreso de los trabajos: una descripción detallada del estado actual del sitio de construcción, incluidas las etapas finalizadas y en curso.
• Identificación de problemas: incluye cualquier anomalía observada, como fallos o defectos en la construcción.
• Cumplimiento y mejoras: analiza los casos en los que el sitio de construcción puede no cumplir con las regulaciones o los contratos y sugiere posibles mejoras.
• Correcciones sugeridas: Sugiera medidas correctivas para evitar que un problema se convierta en una bola de nieve.
• Asignación de responsabilidades: para cada problema identificado, es esencial designar a un proveedor de servicios específico responsable de resolverlo.
• Documentación adicional: Se recomienda agregar apéndices que contengan fotos o anotaciones en los planos. Esto ayuda a especificar los problemas y visualizar las soluciones propuestas.
• Monitoreo meteorológico: Registre los días de mal tiempo y su impacto en el cronograma del sitio de construcción. Esto ayuda a comprender las posibles demoras y a ajustar el cronograma en consecuencia.
• Planificar los siguientes pasos: especificar los próximos pasos del proyecto, incluidos los objetivos a corto plazo.
• Reglas de vida y equipo para obras de construcción: Recuerde las instrucciones de vida, las áreas de descanso y restauración y el equipo disponible, como los contenedores de basura. Garantice la seguridad y el bienestar en el sitio.
• Organización por lotes o cuerpos de Estado: Recuerde cómo está organizado el sitio de construcción, en lotes u operaciones, para facilitar la lectura y la comprensión de la información.

Esta información proporciona una vista completa del sitio de construcción. Permiten un monitoreo preciso y facilitan la toma de decisiones.

¿Cómo se pueden mejorar los informes de construcción?

La buena gestión de los informes mejora la comunicación y la eficiencia del sitio de construcción. A continuación se explica cómo optimizarlos:

Haga informes claros

Para maximizar la eficacia de sus informes, estas son algunas recomendaciones útiles:

• Concisión y claridad: su escritura debe ser concisa, clara y al grano. Evite la información superflua para conservar solo lo esencial.
• Numeración y títulos: Organice el contenido numerando cada punto tratado. Usa títulos y subtítulos relevantes para mejorar la navegación por los documentos.
• Estructura coherente: estructura tu informe en distintas categorías. Separe la información general que sea relevante para todos (como el clima y la coordinación global) de las notas que son específicas de cada lote o estado.

Esto permite a cada parte interesada centrarse en la información que le concierne directamente y, al mismo tiempo, tener acceso a una visión general.

• Asignación de responsabilidades: Para cada problema técnico o punto de acción identificado, designe a una persona responsable. Especifique las medidas correctivas que se van a tomar y los plazos. Esta práctica aclara las expectativas y acelera la resolución de problemas.
• Soportes visuales: incluye planos, fotos o dibujos para respaldar tus puntos. Estos elementos visuales ayudan a comprender y visualizar mejor los problemas o cambios que se están abordando.
• Revisión y corrección: Antes de distribuir el informe, tómese el tiempo para revisarlo y corregirlo. Una revisión cuidadosa puede ayudar a identificar y eliminar errores o ambigüedades.
• Resumen o conclusión: Termine con un breve resumen o conclusión que destaque los principales puntos de acción, las decisiones tomadas y los próximos pasos.

Sigue un modelo

El uso de una plantilla estandarizada para los informes de obras ofrece varias ventajas. Él facilita la gestión de proyectos. Estos son algunos consejos para desarrollarlo y usarlo de manera efectiva.

Ventajas de un modelo estandarizado

Las ventajas de un modelo de informes estandarizado son múltiples, especialmente en términos de coherencia y eficiencia en la gestión de proyectos. Podemos citar:

• Consistencia: garantiza la coherencia de todos los informes. Esto hace que sea más fácil de entender en general.
• Análisis y comparación: simplifica el análisis y la comparación de datos.
• Comunicación: mejora los intercambios entre los distintos equipos involucrados.
• Seguimiento del progreso: ayuda a supervisar el progreso y a tomar decisiones informadas.

Personalización según el proyecto

La flexibilidad del modelo es fundamental. Dependiendo de la naturaleza y complejidad del proyecto, puede ser necesario para adaptarlo para incluir notas específicas o secciones adicionales. Por ejemplo:

• Para un proyecto a gran escala: Agregue una sección que detalle la coordinación entre los diferentes subcontratistas o las fases específicas del proyecto.
• Para un proyecto con consideraciones ambientales: incluir una sección sobre las estrategias de sostenibilidad y la evaluación de los efectos en los ecosistemas.
• En un contexto urbano complejo: incluir una sección sobre la gestión del tráfico o la interacción con las infraestructuras existentes.
• Para proyectos innovadores o experimentales: Agregue información sobre puntos técnicos específicos o métodos de construcción innovadores.

Por lo tanto, un informe del sitio bien completado es una herramienta fundamental para el éxito de un proyecto de construcción. Un modelo bien diseñado no solo permite una supervisión más precisa y una mejor comunicación, sino que también contribuye a la calidad y la seguridad de la obra. Su uso es fundamental para gestión de proyectos eficiente y eficaz.