Calculateur du coût de la planification manuelle
Planning sur Excel, sur un tableau blanc ou au téléphone : estimez en une minute le temps et l'argent que l'organisation de vos équipes coûte chaque année à votre entreprise. Gratuit et sans inscription.
Vendredi, 17 h. Le planning de la semaine prochaine est enfin bouclé. Lundi, 7 h 10 : un compagnon est malade, une livraison est décalée, le client avance un rendez-vous. Il faut tout reprendre, rappeler les équipes une par une et espérer que personne ne parte sur le mauvais chantier.
Dans une PME du BTP où deux personnes passent chacune 5 heures par semaine sur le planning, cette organisation coûte 16 450 € par an et 470 heures, soit 67 jours de travail. Ce guide explique comment chiffrer ce coût dans votre entreprise, et ce qu'un outil de planification peut réellement vous faire gagner.
Où passent les heures de planification ?
La planification ne se limite pas à remplir un tableau le vendredi. Elle se répartit tout au long de la semaine, souvent en petites interruptions difficiles à mesurer. Voici à quoi peuvent ressembler 5 heures de planification sur une semaine type :
Pris un par un, aucun de ces moments ne semble coûteux. C'est leur répétition, chaque semaine et pour chaque personne qui planifie, qui fait la facture.
Comment calculer le coût de la planification manuelle
Le calcul tient en quatre étapes. Il suffit de connaître le nombre de personnes qui planifient, le temps qu'elles y passent et leur coût horaire chargé.
Le coût horaire à retenir est le coût employeur de la personne qui planifie, et non son salaire net. Pour un conducteur de travaux ou un dirigeant, 35 € de l'heure est une hypothèse souvent prudente. Notre calculateur du coût d'un salarié du BTP vous aide à l'estimer précisément.
Les coûts cachés que le calcul ne montre pas
Le temps passé à planifier n'est que la partie visible. Une organisation manuelle génère aussi des pertes plus difficiles à chiffrer :
- Les erreurs d'affectation : une équipe qui arrive sur le mauvais chantier, ou sans le bon matériel, perd souvent une demi-journée.
- Les trajets inutiles : sans vision d'ensemble, on envoie des compagnons d'un bout à l'autre du secteur au lieu de regrouper les chantiers proches.
- L'information perdue : un changement annoncé par téléphone n'est pas toujours transmis à tout le monde.
- La double saisie : le planning, les heures réalisées et les variables de paie sont ressaisis dans des outils différents.
- La dépendance à une seule personne : quand la personne qui tient le planning est absente, toute l'organisation ralentit.
Tableau blanc, Excel ou logiciel : ce qui change vraiment
Beaucoup d'entreprises du BTP passent du tableau blanc à Excel, puis s'arrêtent là. Excel est gratuit et souple, mais il reste un outil de bureau : le planning n'arrive pas tout seul jusqu'au terrain.
Ce que rapporte un logiciel de planning
Reprenons notre exemple : deux personnes qui planifient 5 heures par semaine pour 12 compagnons, avec un coût horaire de 35 €. En récupérant 70 % de ce temps, le calcul est le suivant :
Même avec une hypothèse plus prudente, à 40 % de temps récupéré, l'économie atteint 6 580 € par an, soit près de quatre fois le coût de la licence.
Un planning partagé avec le terrain, à 10 € par utilisateur
Avec Alobees, le planning est construit une fois, partagé avec les équipes sur leur mobile et mis à jour en temps réel. Les compagnons savent où ils vont, les absences sont visibles immédiatement, et les heures pointées sur chaque chantier sont prêtes pour la préparation de paie.
La licence coûte 10 € par utilisateur et par mois. Pour découvrir comment fonctionne le planning, consultez notre page dédiée au planning de chantier.
4 signes que votre planning manuel vous coûte trop cher
1. Le planning est refait plusieurs fois par semaine
Si chaque imprévu oblige à reprendre le tableau et à rappeler les équipes, le temps de planification dépasse largement ce que vous imaginez.
2. Les équipes apprennent leur affectation la veille au soir
Un planning communiqué au dernier moment par SMS ou par téléphone est le signe qu'il n'est pas partagé. Il génère des appels, des oublis et des retards le matin.
3. Une seule personne sait qui est où
Quand le planning est dans la tête ou dans le fichier d'une seule personne, son absence désorganise toute l'entreprise.
4. Les heures sont ressaisies pour la paie
Si le planning, les feuilles d'heures et la paie vivent dans trois outils différents, chaque fin de mois coûte des heures de ressaisie et de vérification.
FAQ
Tout dépend du temps passé et du coût horaire des personnes qui planifient. Dans une PME où deux personnes y consacrent chacune 5 heures par semaine, avec un coût horaire chargé de 35 €, la planification manuelle coûte environ 16 450 € par an, soit 470 heures de travail.
Additionnez le temps consacré chaque semaine à construire le planning, à gérer les absences et les imprévus, à prévenir les équipes et à faire le lien avec les heures et la paie. Multipliez ce temps par le nombre de personnes concernées, puis par le nombre de semaines travaillées dans l'année.
Excel convient pour une petite équipe stable, mais il reste un outil de bureau. Le planning doit être envoyé aux équipes, chaque changement implique des appels, et les heures réalisées doivent être ressaisies pour la paie. Au-delà de quelques compagnons et chantiers simultanés, ces manipulations prennent vite plusieurs heures par semaine.
Les tarifs varient selon les éditeurs et les fonctionnalités. Chez Alobees, la licence coûte 10 € par utilisateur et par mois. Pour une entreprise de 14 utilisateurs, cela représente 1 680 € par an, à comparer au coût du temps passé sur la planification manuelle.
Avec Alobees, les entreprises peuvent récupérer jusqu'à 70 % du temps consacré à la planification, grâce à un planning partagé en temps réel avec les équipes sur leur mobile. Le gain réel dépend de votre organisation, du nombre de chantiers et de la fréquence des imprévus.
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