Facture de situation de travaux : guide, calculs et obligations dans le BTP

La facture de situation de travaux – également appelée facture d’avancement – est une facture intermédiaire émise en cours de chantier. Elle permet aux artisans et entreprises du bâtiment de recevoir des paiements échelonnés, en fonction de l'état d'avancement des travaux. Ce système contribue à maintenir une bonne trésorerie et joue un rôle crucial pour les entreprises, en particulier quand elles interviennent sur des chantiers longs et coûteux.

Les points à retenir :

• La facture d’avancement est un bon levier pour générer de la trésorerie. L’entreprise facture une partie des travaux réalisés et reçoit donc des paiements au fil de l’eau, sans attendre la réception finale du chantier.
• Le montant de la facture est évalué à partir du pourcentage d’avancement. Si 30% des travaux d’un chantier à 100 000 € ont été réalisés, elle pourra ainsi facturer 30 000€. 
• La facture de situation de travaux n’est pas un acompte. L’acompte est versé avant le début des travaux quand la facture de situation est émise pendant les travaux.
• Il est primordial d’avoir une bonne vision de l’avancement des travaux pour émettre des factures d’avancement justes, correspondant à la réalité du terrain. Un bon suivi de chantier est la base pour des calculs justes, il peut être facilité par l’utilisation d’un logiciel dédié.

Qu’est-ce qu’une facture de situation et pourquoi l'utiliser ?

La facture de situation est émise au prorata de l’avancement des travaux. Elle est particulièrement utile sur les chantiers longs : en recevant des paiements réguliers, l’entreprise du BTP intervenant sur le chantier conserve une bonne trésorerie. Elle dispose de liquidités et n’a pas besoin de faire l’avance de tous les frais occasionnés par la construction. Il peut s’agir de :

• Frais de déplacement ;
• Frais d’achats de matériaux ;
• Frais de location d’équipements ;
• Frais de recrutement ou de main d’œuvre.

Contrairement à la facture classique, la facture de situation ne matérialise pas la fin des prestations, mais une étape. Elle est indispensable dans les marchés publics comme privés. Elle peut être émise chaque fin de mois, ou à des dates préalablement définies dans le contrat. 

Si la facturation au fil de l’eau représente des avantages financiers indéniables pour l’entreprise, elle est aussi intéressante pour le maître d’ouvrage. Ce dernier peut en effet suivre précisément le degré d’avancement du bâtiment ou des lots concernés. Cette traçabilité permet de réagir immédiatement si un retard ou une anomalie est constatée dans les prestations. Elle limite le risque de litige en fin de contrat, quand il est souvent trop tard pour corriger le tir. 

Différence entre acompte, facture de situation et facture de solde

Dans le BTP, trois grands types d’appels à paiement existent. Il convient de bien distinguer l’acompte de la facture de situation de travaux et de la facture de solde. 

• L’acompte est demandé avant le début des travaux pour valider le devis et la prestation à venir. Il permet bien souvent la mise en marche du projet : le prestataire utilise le montant reçu pour s’équiper et acheter les matériaux indispensables à l’ouvrage ;
• La facture de situation est émise pendant les travaux, selon leur avancement. Il est possible d’en émettre plusieurs à quelques semaines d’intervalle, selon un calendrier validé avec le maître d’ouvrage lors de la signature du contrat, pour recevoir des paiements échelonnés tout au long du chantier ;
• La facture de solde est émise à la réception de l'ouvrage. Dans le cadre des marchés publics, on parle de décompte général définitif (DGD), qui obéit à des règles procédurales spécifiques. Elle clôture la commande. 

Pour résumer :

Comment calculer le pourcentage d'avancement des travaux ?

Il est important de bien calculer le pourcentage d’avancement des travaux. Différentes méthodes de calcul peuvent être appliquées selon les chantiers et le secteur d’activité. 

• Le calcul de l’avancement par rapport au global. Il s’agit ici d’estimer quel pourcentage des travaux a été réalisé. Prenons l’exemple d’un chantier à 100 000€, si 40% du projet a été réalisé, alors l’entreprise du BTP peut émettre une facture de 40 000€. 
• Le calcul de l’avancement ligne par ligne ou lot par lot. Il est à privilégier pour les entreprises qui interviennent sur différents aspects du chantier, ou sur les chantiers plus complexes. Le professionnel peut, par exemple, avoir réalisé 100% du gros œuvre et 30% de la plomberie : sa facture de situation présentera alors plusieurs lignes reflétant ses différentes prestations. 

Dans les deux cas, la TVA est due sur la part facturée.

Bon à savoir : Si les marchés le prévoient, une retenue de garantie de 5% peut être prélevée sur chaque facture intermédiaire. Le montant sera restitué un an après la réception des travaux, à l'issue de la garantie de parfait achèvement, en l'absence de réserves non levées.

Quelle que soit la méthode de calcul choisie, il est primordial de se baser sur la réalité du terrain pour éviter les litiges avec le client ou le maître d'œuvre – et un retard de paiement de votre facture de plusieurs semaines. 

Mentions obligatoires et cadre légal de la facturation d'avancement

La facture d’avancement doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires. Outre les informations « classiques » qui doivent figurer sur toute facture, vous devrez indiquer :

• Le numéro de facture et la mention « Facture de situation » ;
• La référence précise au devis initial (le devis de référence) ;
• Le numéro de la situation (situation n°1, n°2...) ;
• L'état d'avancement en pourcentage ou en montant ;
• La mention de la retenue de garantie (généralement 5%) si elle est prévue dans le contrat ;
• La déduction des sommes déjà perçues (via un acompte ou lors de situations précédentes).

Vous pourrez facilement trouver un modèle de facture d’avancement sur le web si nécessaire. 

Les erreurs courantes à éviter lors de l'émission d'une situation

Une facture de situation exacte en accord avec la réalité du terrain, c’est une facture qui ne créera pas de litige avec le client et qui sera payée rapidement.

Veillez à éviter ces 3 erreurs classiques à l’heure d’éditer votre facture :

• Oublier de déduire l'acompte initial ou les situations précédentes. Vous risquez de surfacturer et de voir votre facture refusée ;
• Avoir une numérotation de factures incohérente ;
• Déconnecter la facturation de la réalité du terrain par manque de communication. Dans le BTP, la communication n’est parfois pas très fluide entre le terrain et les bureaux. Des solutions comme Alobees existent pour y remédier et suivre efficacement l’avancement des travaux, même à distance. 

Optimiser le suivi de chantier et la facturation avec le logiciel Alobees

Pour facturer au plus juste, et ne pas voir ses factures de situation se faire « recaler », le bureau a besoin de savoir exactement ce qui a été fait sur le chantier. Pour garder un œil sur vos travaux en temps réel, un outil de suivi de chantier est indispensable. 

Alobees fait partie des meilleurs logiciels de suivi de chantier. Ses fonctionnalités ont été spécialement développées pour le BTP et faciliteront votre gestion au quotidien.

• Les mémos permettent des partager des informations avec toute l’équipe, qu’elle soit sur le terrain ou dans les bureaux. Une tâche à terminer en priorité ? Un problème de dernière minute à signaler ? Il suffit de créer un mémo et de l’affecter à un ou plusieurs membres de l’équipe. La note apparaît dans le fil d’actualité en temps réel, vous épargnant emails et coups de téléphone. Une fois la tâche réalisée, il suffit de fermer le mémo. 
• La gestion de documents met à votre portée tous les documents utiles au chantier 24h/24, où que vous soyez. Une nouvelle version des plans, un devis validé, une commande de matériaux, des photos de l’avancement du projet : il suffit de télécharger tous les éléments importants pour les rendre accessible à l’équipe à tout moment. Les photos, archivées en un clic, pourront être utilisées comme preuve pour justifier votre facture d’avancement au client. 

L’information remonte en temps réel depuis le terrain. Photos, notes, pointages : le logiciel et l’application mobile vous aident à bien communiquer avec le chantier. Toutes les données transitent en quelques secondes, vous permettant d'éditer des factures de situation précises et sans contestation possible de la part du client. 

Découvrez toutes les possibilités que vous offre le logiciel pour suivre non seulement l’évolution de vos projets, mais aussi les heures de vos collaborateurs, votre planning de charge ou votre chiffre d’affaires. Prêts à tester ? Une période d’essai 100% gratuite et sans engagement attend tous les nouveaux utilisateurs. 

Conclusion

La facture de situation est bien plus qu’un énième document à émettre. C’est le nerf de la guerre pour la santé financière d'une entreprise du BTP. Ne prenez plus le risque de voir vos factures refusées. Misez sur un bon logiciel de suivi de chantier comme Alobees pour gagner en rentabilité, en temps et en précision au quotidien. 

8 FAQs : Facture de situation de travaux

1. La facture de situation de travaux est-elle obligatoire ?

Non, elle n'est pas imposée par la loi. C'est un mécanisme contractuel librement choisi entre l'entreprise et le maître d'ouvrage. Son utilisation doit être prévue et encadrée dans le contrat ou le marché de travaux, avec un calendrier de facturation défini à l'avance.

2. Quelle est la différence entre une facture de situation et un acompte ?

L'acompte est demandé avant le démarrage des travaux pour sécuriser le projet. La facture de situation est émise en cours de chantier, en fonction de l'avancement réel des prestations. Les deux sont des appels à paiement partiels, mais ils interviennent à des moments distincts et répondent à des logiques différentes.

3. Comment calculer le montant d'une facture de situation ?

Le montant est calculé en appliquant le pourcentage d'avancement réel des travaux au montant total du marché, déduction faite des sommes déjà perçues (acompte et situations précédentes). Par exemple, si 50 % d'un chantier de 80 000 € HT ont été réalisés et qu'un acompte de 10 000 € a déjà été versé, la facture de situation s'élèvera à 30 000 € HT (50 % x 80 000 € - 10 000 €).

4. Quand la retenue de garantie est-elle restituée ?

Conformément à la loi du 16 juillet 1971, la retenue de garantie de 5 % est restituée un an après la réception des travaux, à l'issue de la garantie de parfait achèvement, en l'absence de réserves non levées. L'entrepreneur peut toutefois la remplacer dès le départ par une caution bancaire pour en disposer librement.

5. La TVA s'applique-t-elle sur les factures de situation ?

Oui. La TVA est exigible sur chaque facture de situation au fur et à mesure de son émission. Le taux applicable est celui en vigueur pour la nature des travaux concernés (20 % en taux normal, 10 % ou 5,5 % pour certains travaux de rénovation en logement).

6. Quelles mentions obligatoires doit comporter une facture de situation ?

En plus des mentions légales communes à toute facture (coordonnées, numéro SIRET, date, etc.), une facture de situation doit préciser : la référence au devis initial, le numéro de la situation (n°1, n°2...), le pourcentage ou le montant d'avancement, la déduction des sommes déjà perçues, et le cas échéant la retenue de garantie appliquée.

7. Combien de factures de situation peut-on émettre sur un chantier ?

Il n'existe pas de nombre légal maximum. La fréquence d'émission est librement fixée dans le contrat entre les parties. Sur les chantiers longs, une facture mensuelle est fréquente. Sur les projets plus courts ou simples, une ou deux situations suffisent généralement.

8. Que se passe-t-il si le client conteste une facture de situation ?

Le client peut refuser de régler une facture de situation s'il estime que le pourcentage d'avancement déclaré ne correspond pas à la réalité du terrain. Pour éviter ce litige, il est recommandé de formaliser chaque situation par un constat d'avancement contradictoire, signé par les deux parties, et d'appuyer la facturation par des preuves concrètes : photos datées, rapports de chantier, pointages.