Signature électronique : démarrez vos chantiers plus vite

Vous avez signé un nouveau marché public ou privé et vous êtes dans les starting blocks pour démarrer les prestations ? Malheureusement dans le BTP, un délai assez long s’écoule souvent entre les appels d’offres, les devis, la signature du contrat et le début effectif des travaux. En cause, l’inertie administrative qui ralentit la signature de documents essentiels au démarrage du chantier comme l’Ordre de Service ou l’Acte d’Engagement. 

La chasse aux signatures auprès du maître d’ouvrage et des sous-traitants peut fragiliser le planning prévu et mettre l’entreprise sous tension. Un bon moyen de réduire ce délai de friction est de délaisser le contrat papier pour faire appel à la signature électronique. Cette solution, proposée sur différentes plateformes, permet de transmettre un document signé en quelques clics et en toute sécurité.

La signature électronique dans le BTP : comment fonctionne-t-elle et est-ce légal ?

La signature électronique n’est pas un simple scan d’une signature manuscrite. C’est un procédé cryptographique sécurisé. Les plateformes de signature de documents proposent une procédure entièrement sécurisée : elles délivrent un certificat numérique qui garantit l’intégrité du contenu. Cette solution, sans risques, est particulièrement intéressante pour une entreprise du BTP car elle a une valeur juridique. 

Le règlement eIDAS (pour Electronic IDentification, Authentication and Trust Services) est entré en vigueur en 2016 dans l’Union Européenne. Il instaure un cadre autour de l’identité et de l’authentification numérique pour sécuriser les échanges. Les différents documents signés électroniquement font l’objet d’une traçabilité et possèdent une date infalsifiable : ils ont donc une valeur probante devant un tribunal.

Si les entreprises du BTP ont longtemps boudé cette procédure, la dématérialisation des marchés publics, désormais obligatoire pour les projets de consultation et les appels d’offres au-delà de certains seuils, a accéléré la donne. La signature électronique des documents est de plus en plus souvent demandée par l’acheteur public.

Les documents clés à dématérialiser pour accélérer les projets BTP

Tous les documents liés à un chantier de BTP peuvent potentiellement être dématérialisés. Certains types de documents ont toutefois une importance cruciale, car l’absence de signature empêche le début des travaux ou crée des retards dans leur exécution. 

• Dans les marchés publics, l’Acte d'Engagement (AE) constitue le contrat principal. L’entreprise qui le signe s’engage à respecter les différents documents constitutifs du marché, comme le CCAP, le CCAG et le CCTP.
• Les Contrats de Sous-Traitance (DC4) doivent être signés pour que les entreprises concernées puissent s’atteler à l’exécution de l’ouvrage sans délai.
• L’Ordre de Service (OS) de démarrage est le document officiel qui marque le début du délai d’exécution de l’ouvrage.
• En cours de chantier, les devis et avenants permettent de valider des travaux supplémentaires (TS) sur le bâtiment, sans arrêter le chantier. 

Gain de temps, sécurité…les avantages concrets de la signature électronique dans le bâtiment

Si un nombre croissant d’entreprises du BTP adopte la signature électronique, c’est avant tout parce que ce système de gestion des documents présente de nombreux avantages. 

• Le gain de temps est réel avec cette solution : finis les envois postaux ou les allers-retours au bureau. On signe son devis ou son contrat depuis une tablette ou un smartphone, en quelques secondes. Plus besoin d’imprimer ou d’acheter des timbres pour envoyer une offre ou valider certaines données. 
• La traçabilité est garantie, et possède une valeur juridique. On sait exactement qui a signé, quand, et si le document a été ouvert.
• Le système est sécurisé et sans risques, même pour les données confidentielles.
• La trésorerie de l’entreprise n’est pas mise à mal. En démarrant le chantier sans délais, elle peut envoyer sa première demande de paiement au plus tôt et limiter les risques financiers.

Signature sur le terrain VS signature électronique au bureau

Une signature des offres effectuée sur le terrain donne souvent lieu à un scénario classique. Le maître d’œuvre court après le client ou le sous-traitant pour obtenir sa précieuse signature papier sur l’ordre de service, laquelle conditionne la mise en route du chantier et le démarrage des prestations. 

En optant pour une signature électronique, le maître d’ouvrage, le sous-traitant ou le client reçoit une notification en temps réel par email ou SMS. La signature du devis ou du contrat se fait en quelques secondes, même sur mobile. L’archivage du document est immédiat et les deux parties concernées reçoivent un exemplaire signé. La gestion des documents est réduite à son strict nécessaire. 

Ce mode de fonctionnement est particulièrement pertinent dans le BTP, où les parties prenantes d’un projet sont la plupart du temps en déplacement sur des chantiers, et non au bureau. Avec cette solution, l’acheteur qui visite un chantier peut valider en direct un avenant concernant le bâtiment. Les travaux s'enchaînent sans latence.

Le rôle du logiciel Alobees : du contrat signé à l'action terrain

Une fois le marché public signé électroniquement, les informations et les données doivent circuler rapidement. Le chantier se met en branle et les premiers travaux doivent commencer pour respecter les délais annoncés et garantir la satisfaction client. 

Alobees, logiciel et application de suivi de chantier dédié au bâtiment, prend le relais. La solution Alobees facilite la gestion, l’exécution et le suivi des travaux grâce à ses nombreuses fonctionnalités.

• La Gestion Electronique de Documents (GED) permet de stocker tous les documents et données relatifs à vos chantiers. Si vous intervenez sur différents chantiers, vous pouvez créer un fichier pour chaque projet ou chaque consultation.  
• Vous pouvez envoyer une notification aux équipes, pour leur signaler que les documents sont signés et que les feux sont au vert pour le démarrage des travaux sans délais ; 
• Toutes les données importantes (contrat, plans, CCTP, CCAG, données chiffrées, etc.) sont accessibles en un clic, où que vous soyez. Un point particulièrement intéressant pour les maîtres d’œuvre, qui ont accès à toutes les informations et tous les documents obligatoires sur un chantier en permanence. Ils peuvent ainsi vérifier le montant d’un devis ou les données du CCAG avec leur mobile ou tablette.

Comment rassurer ses partenaires (clients, sous-traitants)

Le changement n’est pas toujours bien accueilli et les nouvelles solutions sont souvent rejetées par principe. Certains clients ou sous-traitants annonceront d’emblée préférer le document papier et ne pas vouloir prendre de risques. Amenez la solution en douceur en présentant ses avantages : la simplicité d’utilisation et la rapidité bénéficient à chacun, acheteur public ou privé comme prestataire.

Et pour ceux qui ont des doutes quant à la sécurité, argumentez sur le fait que la date peut être facilement falsifiée ou qu’un papier volant peut être perdu ou abîmé – un cas de figure rencontré un jour ou l’autre par la plupart des entreprises du BTP.

Faites le test en proposant la signature électronique d’un premier document : les clients et les différents prestataires sont généralement conquis et adoptent cette procédure sans rechigner. 

La signature électronique, un véritable accélérateur de chiffre d’affaires dans le BTP

La signature électronique des documents n’est pas un gadget ou une mode : c’est un véritable accélérateur de projet, et donc de chiffre d’affaires. Et ce, pour toutes les entreprises du BTP quelle que soit leur taille. Opter pour la signature digitale accélère le démarrage des travaux, sécurise la signature du contrat et les engagements réciproques, et améliore la trésorerie de l’entreprise prestataire de services.

La signature électronique est-elle valable pour un marché de travaux ?

Oui, la signature électronique est valable pour tous types de marchés, publics ou privés, et tous les documents, à partir du moment où la solution respecte le règlement eIDAS.

Quelle est la valeur juridique d'une signature électronique ?

Ce type de signature a une valeur identique, sinon supérieure, à une signature papier lorsqu’elle est réalisée sur des plateformes agrées, en conformité avec le système eIDAS. Elle a une valeur juridique et peut constituer une preuve devant un tribunal. 

C'est quoi le règlement eIDAS?

Il s’agit d’un règlement européen créé en 2016 pour harmoniser les règles d'identification électronique et de signature numérique dans l’ensemble de l’Union Européenne.

Peut-on signer un devis travaux par SMS ?

Non, les documents doivent être signés uniquement sur des plateformes certifiées. Toutefois le SMS peut être utilisé pour confirmer l’identité du signataire, via un code par exemple.  

Quelle différence entre signature électronique simple, avancée et qualifiée ?

On distingue différents types de signatures. La signature électronique simple permet de manifester son accord sur les documents où les exigences de sécurité sont moindres (devis, document interne, procédure administrative simple, etc.). 

La signature avancée respecte le règlement eIDAS. Elle repose sur un certificat lié à l’identité du signataire. Elle est utilisée principalement dans la signature de contrats. La signature qualifiée offre la plus grande sécurité. On y a recours pour la signature d’actes authentiques, actes d’avocats ou la passation de marchés publics. L’identité du signataire est vérifiée en face à face, et une clé cryptographique est obligatoirement délivrée lors de la signature.