Témoignage Client : Comment MILLS a fluidifié la communication de ses chantiers en Île-de-France avec Alobees

Sur un chantier de gros œuvre, une information qui n'arrive pas à temps se paie très vite : une équipe qui se déplace pour rien, une grue qui n'est pas là, une zone qui n'est pas prête. Pour une entreprise comme MILLS, qui intervient chaque jour sur des dizaines de chantiers aux côtés de grands groupes du BTP, la circulation de l'information entre le terrain, l'encadrement et les commerciaux n'est pas un détail, c'est le cœur de la rentabilité.

Dans cet entretien, David Grandclaude explique avec beaucoup de précision comment son agence est passée d'une organisation faite de SMS, de tableaux Excel et de fiches papier à un outil unique, accessible « du compagnon au commercial ».

En bref

• Entreprise : MILLS, coffrage, étaiement et échafaudage, fabrication française, présence nationale
• Interlocuteur : David Grandclaude, responsable de l'Île-de-France
• Équipe concernée : environ 60 personnes (compagnons, chefs de chantier, conducteurs de travaux, commerciaux)
• Activité : une quinzaine de chantiers ouverts par jour, d'une journée à plus d'un an
• Avant Alobees : téléphone, SMS, tableaux Excel, fiches papier déposées dans les camions
• Ce qui a changé : communication centralisée, historique de chantier conservé, formulaires métier signés sur smartphone (fiches d'intervention, causeries sécurité)

« Le plus grand avantage de l'outil pour nous, c'est sa facilité d'utilisation, le stockage de données et l'accessibilité pour tout un chacun, du compagnon au commercial. » David Grandclaude, MILLS

À propos de MILLS

MILLS conçoit et fabrique en France des solutions de coffrage, d'étaiement et d'échafaudage, qu'elle met en œuvre sur des chantiers partout dans l'Hexagone. Ses équipes interviennent principalement pour de grands groupes du BTP, sur des opérations qui vont du plus simple au plus technique.

David Grandclaude pilote l'activité Île-de-France. Son périmètre : une soixantaine de personnes et une quinzaine de chantiers ouverts en moyenne chaque jour. La particularité de l'activité tient à la très grande variété des durées d'intervention :

« Des chantiers qui peuvent durer une journée, une semaine, un mois, voire un an. »

Cette diversité implique une organisation qui doit encaisser en permanence des changements. Et surtout, chaque chantier mobilise un véritable groupe projet : compagnons, chefs de chantier, conducteurs de travaux et commerciaux, qui doivent échanger entre eux en continu. Comme le résume David, ce sont des chantiers « plus ou moins compliqués ou très simples, mais avec beaucoup d'interactions entre les équipes ».

Avant Alobees : SMS, Excel et fiches papier dans les camions

Avant de déployer Alobees, l'agence fonctionnait comme beaucoup d'entreprises du secteur : avec les moyens du bord.

« La communication n'était pas forcément très fluide, donc beaucoup d'échanges par téléphone, par SMS. Tous les chefs n'étaient pas forcément équipés de téléphone… Je dirais qu'il y avait de la perte d'informations. »

Concrètement, l'organisation reposait sur trois supports qui ne communiquaient pas entre eux :

• Le téléphone et les SMS, pour les consignes du quotidien, avec des échanges dispersés et impossibles à retrouver ;
• Les tableaux Excel, pour la planification, mis à jour au bureau mais jamais consultés en temps réel par le terrain ;
• Les fiches papier, glissées dans les camions, avec tous les risques que cela implique : perte, oubli, document illisible ou périmé.

Le vrai problème : des chantiers qui bougent sans cesse

David met le doigt sur une réalité que connaissent toutes les entreprises de gros œuvre et de services au chantier :

« Dans nos métiers, il n'est pas rare que les chantiers se décalent, se reportent ou s'annulent. Et forcément, avec des couacs et un coût pour l'entreprise. Parce qu'envoyer une équipe au mauvais endroit, au mauvais moment, forcément, ça coûte des ronds. »

C'est là que l'enjeu devient économique. Quand une consigne du type « demain, tu travailles sur tel chantier, à telle adresse » est transmise par SMS ou sur une fiche papier, la moindre modification de dernière minute risque de ne pas atteindre la bonne personne. Résultat : une équipe et un camion mobilisés pour rien, une demi-journée perdue, et un client qui attend.

Pour une agence qui gère quinze chantiers par jour, ces « couacs » ne sont pas anecdotiques : ils se répètent et pèsent directement sur la marge.

Un déploiement progressif, en commençant par l'encadrement terrain

MILLS a choisi de tester Alobees de manière progressive, en commençant par ceux qui font le lien entre le bureau et le chantier.

« On a commencé à équiper nos chefs de chantier dans un premier temps, et les conducteurs de travaux. On a expliqué un petit peu comment ça fonctionnait, sachant que l'application est très fluide, très simple. »

Ce choix est pertinent : les chefs de chantier et les conducteurs de travaux sont les premiers émetteurs et récepteurs d'informations. Les équiper en priorité permet de valider l'outil sur le terrain avant de l'étendre au reste de l'organisation.

L'essentiel au même endroit

Dès la prise en main, les équipes retrouvent dans l'application les informations dont elles ont besoin au quotidien :

• les adresses de chantier, pour ne plus se tromper de destination ;
• la liste des chantiers en cours ;
• le nombre de compagnons affectés à chaque chantier ;
• un fil de discussion par chantier, enrichi de photos.

L'information n'est plus éparpillée entre plusieurs téléphones et plusieurs supports : elle est rattachée au chantier concerné et accessible à tous ceux qui y travaillent.

L'historique de chantier : garder la trace de tout

S'il y a un point sur lequel David insiste particulièrement, c'est la traçabilité.

« Surtout, on a l'historique du chantier. C'est ce qui est très important pour nous, c'est de pouvoir garder la trace. Par exemple, de se dire que tel jour, on n'a pas eu la grue, que telle zone n'est pas prête à l'instant T, que le matériel a été cassé. Cette information, on la stocke, elle est gardée sur le serveur. »

Pour une entreprise qui intervient comme prestataire sur des chantiers pilotés par de grands groupes, cet historique a une valeur considérable :

• Justifier un retard : si la grue n'était pas disponible ou si la zone n'était pas libérée, l'information est datée et documentée, photo à l'appui.
• Gérer les litiges et la casse matériel : le matériel de coffrage et d'étaiement représente un investissement important. Pouvoir prouver quand et dans quelles conditions un équipement a été endommagé change tout dans la discussion avec le client.
• Facturer au juste prix : les aléas (attente, déplacements supplémentaires, reprises) peuvent être chiffrés et justifiés plutôt que laissés à la charge de l'entreprise.
• Assurer la continuité : sur un chantier qui dure plusieurs mois, un nouveau chef ou un conducteur de travaux qui reprend le dossier retrouve tout l'historique, sans dépendre de la mémoire de chacun.

Là où un SMS se perd et une fiche papier s'égare, l'historique Alobees reste disponible, centralisé et consultable à tout moment.

Un outil adopté par tous, même les moins à l'aise avec le numérique

C'est souvent la principale crainte des dirigeants du BTP : un outil numérique qui ne serait utilisé que par le bureau. Chez MILLS, l'expérience a montré l'inverse.

« On arrive à communiquer plus facilement, c'est assez fluide, compréhensible par les équipes, sachant qu'on travaille aussi avec des gens qui ne sont pas forcément à l'aise avec l'informatique, avec les outils numériques. Mais on se rend compte qu'il y a quand même une certaine facilité pour eux d'y arriver. »

La simplicité de l'application est la condition de son adoption. Un compagnon qui n'a besoin que de son smartphone pour savoir où il travaille demain, consulter les échanges et signer un document n'a aucune raison de revenir au papier.

Des commerciaux connectés aux équipes travaux

Une fois l'outil validé par l'encadrement terrain, MILLS a élargi le périmètre du projet.

« Aujourd'hui, on a étendu l'échelle du projet aux commerciaux. Donc les commerciaux aussi ont un œil sur Alobees et peuvent communiquer avec les équipes travaux. »

Cette extension casse un cloisonnement classique entre la partie commerciale et la partie exécution. Le commercial qui a vendu le chantier peut suivre son avancement, être informé d'un aléa et répondre au client en connaissance de cause, sans multiplier les appels pour savoir « où on en est ». Le groupe projet décrit par David (compagnons, chefs, conducteurs, commerciaux) travaille enfin sur la même source d'information.

Les formulaires métier : « le vrai plus d'Alobees »

C'est sans doute l'usage qui illustre le mieux l'adaptation de l'outil aux métiers de MILLS. L'agence a développé des formulaires numériques propres à son activité.

« On a aussi développé quelques formulaires qui sont inhérents à nos métiers. Et ça, c'est le vrai plus d'Alobees. C'est de pouvoir, par exemple, signer une fiche d'intervention, une causerie sécurité qu'on a en version numérique. »

Deux documents clés sont désormais entièrement dématérialisés :

• La fiche d'intervention, qui atteste du travail réalisé sur le chantier ;
• La causerie sécurité, ce temps d'échange obligatoire et essentiel dans les métiers du coffrage et de l'échafaudage, où les risques de chute et de manutention sont permanents.

Le fonctionnement est simple :

« On peut y inclure des photos de chantier. On fait signer les compagnons sur le téléphone. Tout est numérisé, un téléphone suffit. Les informations sont stockées et peuvent être envoyées par mail au client, à la secrétaire d'agence ou à d'autres collaborateurs qui en ont besoin. »

Les bénéfices sont multiples :

• Plus de papier à transporter, à récupérer ni à ressaisir : la fiche est remplie et signée sur place ;
• Une preuve fiable : photos, signatures et date sont réunies dans un même document ;
• Une transmission immédiate au client, à l'assistante d'agence ou à l'encadrement, par e-mail ;
• Une conformité sécurité facilitée : chaque causerie est tracée, avec la liste des compagnons présents et leur signature, ce qui simplifie grandement le suivi en cas de contrôle.

Ce qu'il faut retenir

Au fil de l'entretien, David Grandclaude résume l'apport d'Alobees en trois mots :

1. La facilité d'utilisation, qui permet à toute l'équipe d'adopter l'outil, y compris les profils les moins à l'aise avec le numérique ;
2. Le stockage des données, qui transforme chaque échange, chaque photo et chaque document en historique de chantier exploitable ;
3. L'accessibilité pour tous, du compagnon sur le terrain au commercial, en passant par les chefs de chantier et les conducteurs de travaux.

Retrouvez le témoignage de David Grandclaude en vidéo

Pour découvrir comment MILLS utilise Alobees au quotidien, retrouvez l'interview de David Grandclaude en images :

FAQ : vos questions sur Alobees

Alobees est-il adapté aux entreprises de coffrage, d'étaiement et d'échafaudage ?

Oui. Comme le montre l'exemple de MILLS, Alobees répond aux besoins des entreprises qui gèrent de nombreux chantiers en parallèle, avec des plannings qui changent souvent et des équipes réparties sur plusieurs sites. L'application centralise les adresses, les affectations, les échanges et les documents de chaque chantier.

Alobees convient-il aux entreprises de plus de 50 salariés ?

Oui. Chez MILLS, Alobees est utilisé par une soixantaine de personnes en Île-de-France, sur une quinzaine de chantiers ouverts par jour. L'outil s'adapte aussi bien aux TPE qu'aux agences de plus grande taille, et peut être déployé progressivement, profil par profil.

Peut-on créer ses propres formulaires dans Alobees ?

Oui. MILLS a développé des formulaires propres à ses métiers, comme la fiche d'intervention et la causerie sécurité. Ils peuvent inclure des photos, être signés directement sur smartphone par les compagnons et être envoyés par e-mail au client ou aux collaborateurs concernés.

Comment Alobees aide-t-il à garder une trace des aléas de chantier ?

Chaque chantier dispose d'un fil de discussion avec photos, dont l'historique est conservé. Absence de grue, zone non prête, matériel endommagé : l'information est datée et stockée, ce qui permet de justifier un retard, de gérer un litige ou de reprendre un dossier en cours.

Mes équipes ne sont pas à l'aise avec le numérique : vont-elles réussir à utiliser Alobees ?

C'est l'un des retours les plus marquants de David Grandclaude : même les collaborateurs peu habitués aux outils numériques prennent rapidement l'application en main. Un smartphone suffit, et l'interface est pensée pour le terrain.

Peut-on donner accès à Alobees aux commerciaux ?

Oui. MILLS a étendu l'usage d'Alobees à ses commerciaux, qui suivent l'avancement des chantiers et échangent directement avec les équipes travaux. Toute l'équipe projet partage ainsi la même information.

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