La gestion électronique de documents dans le BTP

Chaque minute et document comptent dans le BTP. Tenir un chantier implique de composer avec des piles de plans et de rapports. Dans cet article, découvrez comment Alobees peut simplifier votre quotidien avec une gestion documentaire efficace et sécurisée.

Définition de la GED

La gestion électronique des documents (GED) désigne un ensemble de technologies et de pratiques informatiques destinées à organiser et gérer des documents sous forme numérique. Ce système repose généralement sur l’utilisation d’un logiciel spécifique, accessible via des applications mobiles pour une utilisation sur smartphones et tablettes.

L'objectif principal de la GED est de faciliter la conversion de documents physiques en format numérique et d'optimiser les processus d'affaires associés. La gestion électronique des documents englobe une variété de fonctionnalités correspondant au cycle de vie complet d'un document numérisé. Par exemple :

• La création ou la capture du document, par exemple par le biais de la numérisation,
• Le stockage sécurisé, l'indexation pour un accès simplifié, et l'organisation des documents numériques,
• La protection des données, afin d'assurer leur confidentialité et leur intégrité,
• Les fonctionnalités de recherche avancée, la consultation, ainsi que la facilitation du partage d'informations entre les utilisateurs,
• L'archivage selon les normes légales de conservation, pour garantir leur disponibilité sur le long terme.

La GED contribue donc à l'amélioration de l'efficacité opérationnelle. Elle réduit les coûts liés au stockage physique et accélère les processus de recherche et de partage d'informations.

Pourquoi la GED est importante dans le BTP ?

Les projets du domaine de la construction sont confrontés à de multiples obstacles : 

• Les délais sont souvent serrés.
• Les budgets sont limités.
• Le suivi des livraisons est complexe.
• Il faut respecter de nombreuses réglementations.

Les papiers liés à un chantier sont nombreux et il est nécessaire de les partager efficacement. Maître d’ouvrage, maître d’œuvre, architectes, entreprises, sous-traitants, organismes de contrôle… Tous les acteurs doivent y accéder facilement.

Une bonne gestion documentaire facilite la communication. Elle permet de résoudre les problèmes rapidement.

Le processus de la GED dans la construction

La GED dans le BTP englobe plusieurs étapes importantes.

Numérisation des documents physiques

La numérisation est le premier pas vers une gestion documentaire efficace. Le processus facilite non seulement la conservation mais aussi l’accès aux documents.

Dans le contexte du BTP, où les plans et les rapports peuvent être nombreux et volumineux, la numérisation permet particulièrement de :

• Simplifier la consultation des documents, 
• Réduire les espaces de stockage physiques,
• Minimiser le risque de perte ou de dégradation des pièces importantes.

Indexation et classification

Une fois numérisés, les documents doivent être organisés de manière logique. L'indexation et la classification sont nécessaires pour permettre de structurer l'information de façon à ce que la recherche et l'accès aux documents soient rapides et intuitifs. 

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Dans le secteur du BTP, où les différents types de documents (plans, devis, contrats, rapports d'inspection) sont nombreux, une bonne organisation optimise les flux de travail.

Stockage et gestion

La sécurité et l'accessibilité des documents numérisés sont assurées par leur stockage dans des bases de données protégées. Les systèmes de gestion documentaire doivent permettre de :

• Contrôler les accès, 
• Assurer l'intégrité et la confidentialité des données, 
• Faciliter la gestion des versions des documents. 

Pour les entreprises du BTP, cela signifie que les informations critiques sont toujours à jour et disponibles pour les personnes autorisées. Cela réduit ainsi les risques liés à la gestion de l'information.

Diffusion et partage des documents

La dernière étape, et non la moindre, est la diffusion et le partage des documents entre les parties prenantes du projet. La GED propose des outils qui simplifient ce processus. Elle garantit que tous les intervenants disposent des informations nécessaires en temps réel. 

Dans un domaine comme le BTP où la coordination et la collaboration sont essentielles, une communication documentaire fluide et efficace contribue directement à la réussite des projets.

La GED vous accompagne tout au long de votre chantier

La gestion électronique des documents joue un rôle essentiel à chaque étape d'un chantier. Voici un aperçu de son rôle aux différentes phrases :

Lors de la réalisation du devis

La GED permet un accès immédiat à une vaste bibliothèque de documents et d'informations antérieures. Cela permet notamment aux entreprises de construction d’utiliser les opérations passées pour s’assurer de la fiabilité des devis à venir. 

Les estimations sont plus précises lorsqu’elles s’appuient sur des données historiques, telles que les coûts des matériaux ou les heures de travail pour des projets similaires.

Lors de la planification et de l'exécution du chantier

Un des avantages de la GED est sa capacité à regrouper et distribuer les plans et documents liés à des travaux. 

Cette centralisation garantit que toutes les parties prenantes, des architectes aux ouvriers, accèdent aux mêmes informations actualisées. Cela évite les malentendus et les erreurs coûteuses.

Dans la gestion des ressources et des matériaux

La GED permet de monitorer précisément l'utilisation des ressources et de gérer les stocks efficacement. Elle aide à prévenir les surplus ou les manques de matériaux. Elle optimise les coûts et les délais. 

Les fonctionnalités de suivi des stocks en temps réel et de prévision des besoins futurs aident à assurer la continuité des opérations sur le chantier.

Lors du suivi des avancements et des modifications

La flexibilité est également nécessaire dans le suivi de chantier. La GED facilite l'adaptation aux changements en cours de travaux. Elle permet la mise à jour rapide des documents et la diffusion des nouvelles informations. 

Les modifications apportées sont accessibles à tous. Cela garantit que l’opération avance selon les spécifications les plus récentes.

Lors de la livraison du chantier

En fin de projet, la GED simplifie la compilation et la remise de tous les documents nécessaires à la livraison du chantier. Cela inclut les rapports finaux, les manuels d'utilisation et de maintenance, ainsi que les garanties. 

Une bonne gestion documentaire à cette étape permet une transition en douceur vers l'exploitation post-construction. Cela permet d’éviter les litiges sur chantier et contribue à la satisfaction du client.

En résumé, voici les avantages de la GED dans le secteur du bâtiment

Dans le secteur du bâtiment, la gestion électronique des documents change radicalement le traitement de l'information. Elle donne des avantages significatifs lors du suivi du chantier :

Gain de temps

Grâce à la GED, la recherche et l'accès aux documents deviennent instantanés. Le processus élimine le temps perdu à chercher des documents physiques. Cela permet d’améliorer la rentabilité et aux équipes de se concentrer sur leurs tâches principales.

Sécurisation des documents

La GED assure la protection des documents contre toute perte ou accès non autorisé. Les systèmes de gestion électronique des documents mettent en place des mesures de sécurité pour protéger les données sensibles.

Communication facilitée

La GED fluidifie la communication entre les acteurs d'un projet. Le partage de documents en temps réel garantit que tout le monde dispose des informations les plus à jour. Cela facilite la prise de décision et la collaboration.

Meilleure organisation des documents

Avec un système de GED, les documents sont classés de manière systématique, ce qui rend leur gestion plus intuitive et moins sujette aux erreurs. 

Retrouvez le devis associé à un chantier en quelques clics : l’organisation optimise les procédures de travail et améliore l'efficacité globale.

Documents disponibles à tout moment, à tout endroit

La GED permet un accès aux documents depuis n'importe quel emplacement. C’est essentiel pour le travail mobile et les équipes réparties sur différents chantiers. Cette accessibilité favorise la flexibilité et la réactivité face aux problématiques du chantier.

Alobees vous propose, entre autres, une solution pour votre GED dans le BTP

Le logiciel de suivi de chantier Alobees propose une plateforme de gestion documentaire adaptée aux besoins spécifiques du secteur du BTP. Elle intègre toutes les fonctionnalités nécessaires pour une classification efficace de vos documents. 

Avec Alobees, vous pouvez :

• Optimiser vos processus documentaires, 
• Améliorer la collaboration entre vos équipes,
• Accroître l'efficacité de vos projets de construction.

Le partage de documents sur Alobees est conçu pour simplifier et sécuriser la gestion documentaire des projets de construction. Voici comment ce processus fonctionne :

• Transfert automatique depuis l’ERP : les documents sont automatiquement transférés de l’ERP vers Alobees. 

L’intégration assure la mise à jour continue des données importantes sans intervention manuelle. Cela garantit que les informations les plus récentes sont en ligne.

• Ajout manuel de documents : Alobees permet le téléchargement via la version web. Les utilisateurs peuvent transférer des fichiers directement depuis leur ordinateur. 

Cela facilite l'intégration de documents spécifiques au projet qui ne sont pas gérés dans l'ERP.

• Gestion des accès : Alobees donne la possibilité de définir un niveau d'accès minimum pour chaque dossier ou document. 

Cette fonctionnalité assure que seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à des informations sensibles. Cela renforce la sécurité et la confidentialité des données du projet.

• Disponibilité immédiate : une fois ajoutés, les documents sont accessibles à tous les utilisateurs ayant les droits d'accès au chantier. 

Cette disponibilité instantanée garantit que l'équipe de projet est toujours informée et peut réagir rapidement aux changements.

• Visualisation seulement : les documents partagés sur Alobees sont disponibles uniquement pour la visualisation, sans possibilité de modification directe. 

Cette approche assure l'intégrité des données. Cela permet que toutes les modifications soient contrôlées et tracées séparément.

Alobees propose ainsi une solution de partage de documents efficace et sécurisée, adaptée aux exigences des projets de construction. Vous souhaitez le découvrir par vous-même ? Profitez dès maintenant de notre offre d'essai gratuit de 14 jours.