La lista de reservas

En una obra, la gestión de las listas de reservas puede ser compleja y laboriosa. Este artículo le ofrece consejos prácticos para crearlas, gestionarlas y tratarlas eficazmente. Descubra cómo simplificar y asegurar la entrega de sus obras.

¿Qué es una lista de reservas? 

La lista de reservas es un documento de control que enumera las obras a terminar o corregir antes de la recepción definitiva de las obras. Agrupa los defectos de construcción y los acabados no conformes con el pliego de condiciones, los fallos de instalación y las correcciones necesarias. Las reservas suelen referirse a trabajos menores, ya que los defectos importantes se tratan con urgencia a medida que avanza la obra.

Ejemplos de reservas:

• Corrección de una puerta que cierra mal,
• Reparación de azulejos agrietados,
• Ajuste de instalaciones eléctricas defectuosas,
• Retirada de escombros en el jardín.

El director de obra debe asegurarse de que todas las reservas se subsanen antes de la inspección final.

¿Cómo se elabora una lista de reservas? 

Identificar los defectos permite evitar retrasos y costes adicionales. A continuación, se detallan los pasos para crear una lista de reservas.

Preparación de la visita de recepción

La preparación de la visita de recepción es fundamental. El director de obra (o el jefe de obra de la empresa constructora) organiza esta visita en colaboración con todas las partes interesadas. Se convoca al promotor y a los jefes de obra de cada empresa. Juntos establecen los objetivos y el alcance de la inspección. 

Antes de la visita, el director de obra se asegura de reunir los documentos, tales como los planos y el CCTP (Cuaderno de Cláusulas Técnicas Particulares), y de conocer a fondo todos los aspectos relacionados con el proyecto.

Desarrollo de la visita de recepción

La visita de recepción permite realizar una inspección completa de los trabajos. Las diferentes partes interesadas, incluidos el arquitecto y el promotor, participan. Identifican los problemas que deben resolverse y examinan las posibles divergencias respecto al pliego de condiciones. 

Durante esta visita, cada defecto se anota para poder ser incluido en la lista de reservas.

Redacción de la lista de reservas

Después de la visita, el director de obra redacta la lista de reservas. En ella se detallan cada defecto identificado, con su descripción, su ubicación y las recomendaciones para corregirlo. 

Las reservas se organizan por ubicación, por orden de prioridad o por categoría (seguridad, estética, gremio implicado, etc.).

Validación y seguimiento

Una vez redactada, la lista de reservas se presenta a las partes interesadas para su validación. Se elabora un plan para subsanarlas. Se fija un plazo a cada empresa.

Las reservas no impiden sistemáticamente la firma del acta de recepción. Esta puede estar condicionada a su subsanación. El promotor también puede rechazar la recepción de las obras si considera que el contrato no se ha cumplido.

La responsabilidad de cada uno de los intervinientes 

La subsanación de las reservas requiere la intervención de varios actores, en particular la del promotor y la del director de obra (o de la empresa constructora general).

El promotor 

El promotor debe estar presente al final del proyecto para inspeccionar los edificios terminados. Visita la obra para examinar los trabajos, dar instrucciones y formular solicitudes. Estas se añaden posteriormente a la lista de reservas.

El director de obra o el jefe de obra de la empresa constructora general

El director de obra (o el jefe de obra de la empresa constructora general) desempeña un papel central. Actúa como intermediario entre el promotor y las empresas. 

Sus responsabilidades son las siguientes:

• Integrar las solicitudes y observaciones del promotor a la lista de reservas,
• Examinar las tareas en curso y añadir cualquier elemento adicional a la lista,
• Asignar las correcciones a las empresas o a los subcontratistas,
• Establecer un plazo realista para los últimos trabajos de las empresas,
• Garantizar la subsanación de todas las reservas antes de la visita de fin de obra.

Las empresas (o subcontratistas)

Durante la visita de recepción de los trabajos, los jefes de obra deben estar preparados para responder a las preguntas relativas a su partida (o gremio). Una lista de correcciones a realizar en un plazo determinado les es comunicada a continuación.

El arquitecto

Si no ejerce el papel de director de obra, el arquitecto asiste a la visita de fin de obra para confirmar que la construcción es conforme. Luego trabaja estrechamente con el director de obra y el promotor para discutir y resolver cualquier discrepancia con respecto a los planos originales.

¿Cómo mejorar el proceso de creación y uso de las listas de reservas? 

Aquí tiene algunos consejos para hacer que el procedimiento de creación de listas de reservas sea más eficiente y fluido.

• Implementación de una lista de verificación al inicio de la obra: establezca una lista de verificación desde el inicio del proyecto para corregir los problemas a medida que avanza la obra.
• Documentación y fotografía del progreso: asegúrese de registrar los hitos principales del avance de la obra. Esto puede servir como prueba en caso de disputas.
• Inspecciones regulares: utilice la lista de verificación para realizar inspecciones frecuentes y asegurarse del cumplimiento de las normas de calidad y seguridad.
• Limite los accesos: cierre los accesos a las partes de la obra ya terminadas. Permita el acceso solo a las empresas que aún tengan trabajos pendientes. Tome precauciones para proteger las obras finalizadas.
• Soluciones de gestión digital: utilice herramientas de gestión adecuadas para facilitar el seguimiento de la obra, centralizar la información y mejorar la colaboración entre los intervinientes.
• Asignación de tareas: sea preciso al asignar las correcciones relacionadas con la lista de reservas. Designe a los gremios implicados, con plazos claros, y asegúrese de su ejecución.

Alobees, una aplicación que puede ayudarle

Alobees es una aplicación de seguimiento de obras que permite optimizar la gestión de los trabajos. Ofrece funcionalidades adaptadas a las necesidades de las empresas de construcción: 

• Centralización de la documentación: reúna en un solo lugar todos los documentos importantes, desde el CCTP hasta los planos, pasando por las actas de reunión.
• Accesibilidad: acceda a los cronogramas y documentos esté donde esté: en la obra, en la oficina o de viaje.
• Comunicación: facilite los intercambios con herramientas de colaboración y canales de noticias específicos para cada proyecto.
• Gestión del cronograma: planifique eficazmente el uso de sus recursos humanos y materiales para cumplir con los requisitos de la obra.
• Seguimiento de tareas: controle con precisión el avance de los trabajos en la obra para asegurar el cumplimiento de los plazos y los estándares de calidad.
• Gestión de intervenciones: acceda a la agenda de sus equipos en tiempo real y cree informes de intervención.
• Control horario: supervise las horas trabajadas para gestionar mejor los costos asociados a la mano de obra.
• Gestión de variables de nómina: simplifique la recopilación de las variables de nómina del personal en la obra.

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Los errores a evitar al crear y utilizar las listas de reservas

Aquí hay algunos errores a evitar al gestionar una lista de reservas:

• Falta de claridad: asegúrese de definir bien los términos utilizados en las listas de reservas. Una mala interpretación puede dar lugar a confusiones y litigios.
• Falta de detalles: las reservas deben explicarse de forma precisa y detallada. Evite descripciones vagas o incompletas que puedan generar malentendidos.
• Plazos mal evaluados: es necesario establecer plazos realistas para la resolución de las reservas. Las empresas podrían desanimarse si son demasiado cortos. 
• Mal seguimiento de las resoluciones: establezca un sistema de seguimiento para garantizar el tratamiento adecuado de cada reserva en los plazos establecidos.
• Incumplimiento de las normas legales: las obras deben cumplir con la normativa vigente para prevenir complicaciones. ¡Debe conocerlas!

La gestión rigurosa de las listas de reservas es esencial para la firma del acta de recepción. ¡No la tome a la ligera y, sobre todo, equípese con las herramientas adecuadas!

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