Documentos obligatorios en la construcción: guía completa

Documentos obligatorios en una obra de construcción

Un control de la Inspección de Trabajo, de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) o de la Agencia Tributaria puede producirse en cualquier momento. En la construcción, las obligaciones documentales son numerosas, transversales y a menudo poco conocidas. Esta guía las repasa ámbito por ámbito.

Este artículo tiene carácter informativo y no sustituye el asesoramiento de un graduado social, un abogado o un técnico de prevención. Para casos concretos, consulta siempre con un profesional.

Lo esencial

• Los documentos obligatorios en construcción cubren siete ámbitos: laboral, fiscal, seguridad y salud (PRL), subcontratación, trabajadores desplazados, medioambiente y calidad/recepción.
• La documentación laboral y de Seguridad Social se conserva 4 años; la contable y mercantil, 6 años (art. 30 del Código de Comercio); la fiscal, 4 años (con excepciones que llegan a 10).
• Toda empresa que contrate o subcontrate en una obra debe estar inscrita en el REA (Registro de Empresas Acreditadas) y llevar el Libro de Subcontratación, que se conserva 5 años tras finalizar la obra.
• El registro de la jornada es obligatorio para todas las empresas desde 2019.
• Los historiales de exposición al amianto deben conservarse 40 años tras el fin de la exposición.
• El seguro decenal (10 años) es obligatorio para los edificios de viviendas (LOE).

1. Documentación laboral y de Seguridad Social

El cumplimiento de la normativa laboral es uno de los pilares de cualquier empresa de construcción. La Inspección de Trabajo y la TGSS realizan controles periódicos y pueden exigir numerosos documentos.

• Contratos de trabajo y sus anexos. Todos los contratos (indefinidos, temporales, el indefinido adscrito a obra propio del sector) con sus anexos, comunicados al SEPE a través del sistema Contrat@.
• Recibos de salarios (nóminas). Deben reflejar con claridad todos los conceptos: salario base, pluses del convenio, horas extraordinarias, etc.
• Documentos de cotización a la Seguridad Social: los RNT (Relación Nominal de Trabajadores) y RLC (Recibo de Liquidación de Cotizaciones) —los antiguos TC2 y TC1—, gestionados a través del Sistema de Liquidación Directa (Sistema RED / SILTRA), y las altas y bajas de los trabajadores.
• Registro de la jornada. Obligatorio desde 2019 (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, tras el Real Decreto-ley 8/2019); debe conservarse cuatro años y estar a disposición de la Inspección.
• Partes de accidentes de trabajo, comunicados a través del sistema Delt@ en los plazos legales.
• Formación en prevención (PRL). Justificantes de la formación de cada trabajador según su puesto (art. 19 de la Ley 31/1995). En construcción, es clave la Tarjeta Profesional de la Construcción (TPC), que acredita la formación en PRL y la experiencia; la gestiona la Fundación Laboral de la Construcción y caduca a los cinco años.
• Vigilancia de la salud. Los reconocimientos médicos y los certificados de aptitud (art. 22 de la Ley 31/1995), con especial atención a los puestos de riesgo.
• Convenio colectivo aplicable: el Convenio General del Sector de la Construcción y, en su caso, el convenio provincial.

2. Documentación fiscal y financiera

La Agencia Tributaria (AEAT) controla la exactitud de las declaraciones y de los pagos.

• Libros contables: Libro Diario, Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que deben conservarse seis años desde el último asiento (art. 30 del Código de Comercio).
• Facturas emitidas y recibidas, que permiten comprobar el IVA repercutido y soportado.
• Declaraciones fiscales: IVA (modelos 303 y 390), Impuesto de Sociedades (modelo 200), retenciones de IRPF (modelos 111 y 190) e IAE.
• Extractos bancarios de las cuentas de la empresa.
• Certificado de estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social. Es el documento clave en la subcontratación: según el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores, la empresa principal debe solicitar el certificado de descubiertos a la TGSS para no incurrir en responsabilidad solidaria por las deudas de sus contratistas.

3. Documentación de seguridad y salud (PRL)

La seguridad en obra es una cuestión crítica, vigilada por la Inspección de Trabajo. El marco de referencia es el Real Decreto 1627/1997, que desarrolla la Ley de Prevención de Riesgos Laborales para las obras de construcción.

• Estudio de Seguridad y Salud (ESS) o Estudio Básico (arts. 5 y 6): lo elabora el promotor en la fase de proyecto.
• Plan de Seguridad y Salud (PSS) (art. 7): cada contratista redacta el suyo a partir del estudio; debe ser aprobado por el coordinador de seguridad y salud antes del inicio de los trabajos.
• Coordinador de seguridad y salud (art. 3): el promotor debe designarlo cuando intervienen varias empresas.
• Comunicación de apertura del centro de trabajo (art. 19): la presenta cada contratista ante la autoridad laboral antes de empezar, e incluye el PSS.
• Aviso previo (art. 18): comunicación previa a la autoridad laboral en determinadas obras.
• Libro de Incidencias (art. 13): lo custodia el coordinador y recoge las anotaciones sobre el seguimiento del plan.
• Recursos preventivos: su presencia en obra es obligatoria en construcción (disposición adicional del RD 1627/1997).
• Fichas de Datos de Seguridad (FDS) de todos los productos químicos utilizados (reglamentos europeos REACH y CLP).
• Revisiones periódicas de los equipos (andamios, medios de elevación, EPI, etc.) y sus certificados.
• Señalización y consignas de seguridad visibles en la obra.

4. Documentación de subcontratación

La subcontratación es estructural en la construcción y está regulada por la Ley 32/2006 y su reglamento (RD 1109/2007).

• Inscripción en el REA (Registro de Empresas Acreditadas): toda empresa que quiera contratar o subcontratar en una obra debe estar inscrita. La inscripción es autonómica pero válida en toda España.
• Libro de Subcontratación: obligatorio para cada contratista en toda obra —aunque no se subcontrate—, debe estar en obra desde el inicio, seguir el modelo oficial del RD 1109/2007 y conservarse cinco años tras el fin de la obra.
• Requisitos de las empresas subcontratistas: organización productiva propia, un mínimo del 30 % de trabajadores indefinidos, formación en PRL e inscripción en el REA.
• Límite de la cadena de subcontratación: con carácter general, hasta el tercer nivel.
• Contratos de subcontratación por escrito y el certificado de estar al corriente de cada subcontratista.

5. Documentación de trabajadores desplazados

El recurso a trabajadores desplazados desde otros países de la UE está regulado por la Ley 45/1999, que transpone las directivas europeas sobre desplazamiento de trabajadores.

• Comunicación de desplazamiento a la autoridad laboral española antes del inicio de la prestación.
• Designación de un representante de la empresa extranjera en España.
• Documentación disponible en obra: el formulario A1 (que acredita la afiliación a la Seguridad Social del país de origen), el contrato, las nóminas y los registros de jornada realizados en España.

6. Documentación medioambiental

Las obligaciones ambientales las controlan las administraciones autonómicas y locales.

• Licencias urbanísticas: la licencia de obra (o la declaración responsable, según el caso) la obtiene el promotor, no la empresa ejecutora. Aun así, la empresa debe asegurarse de que existen antes de empezar.
• Gestión de residuos de construcción y demolición (RCD): el RD 105/2008 exige un estudio de gestión de residuos en el proyecto y un plan de gestión por parte del contratista, con entrega a gestor autorizado y sus justificantes.
• Amianto: para intervenciones con riesgo de amianto, el RD 396/2006 obliga a estar inscrito en el RERA (Registro de Empresas con Riesgo de Amianto), a disponer de un plan de trabajo aprobado por la autoridad laboral y a una vigilancia sanitaria específica. Los datos de exposición y los historiales médicos se conservan 40 años.

7. Documentación de calidad y recepción de la obra

Al terminar la obra, varios documentos marcan la entrega y activan las garantías, regulados por la Ley 38/1999 de Ordenación de la Edificación (LOE).

• Acta de recepción (art. 6): acto formal en el que el constructor entrega la obra al promotor. Es el «kilómetro cero» de las garantías. Cuidado con la recepción tácita: si el constructor comunica por escrito el fin de la obra y el promotor no formula reservas en 30 días, se entiende aceptada.
• Certificado Final de Obra (CFO): firmado por la dirección facultativa (arquitecto y arquitecto técnico).
• Libro del Edificio (art. 7): reúne el proyecto final, el acta de recepción, la relación de agentes intervinientes y las instrucciones de uso y mantenimiento; se entrega al promotor y a los usuarios.
• Pliego de Condiciones Técnicas y contratos con el promotor y los subcontratistas.

Las garantías de la LOE se cuentan desde el acta de recepción:

• 1 año: daños en elementos de terminación o acabado.
• 3 años: daños que afecten a la habitabilidad (instalaciones).
• 10 años: daños estructurales (cimentación, vigas, forjados, muros de carga). Es la garantía decenal.

El seguro decenal es obligatorio para los edificios de viviendas; los seguros de 1 y 3 años dependen de desarrollo reglamentario. La empresa debe conservar además la póliza del seguro de responsabilidad civil.

Plazos de conservación de los documentos

Regla práctica: si un mismo documento sirve para fines contables y fiscales, consérvalo por el plazo mayor (normalmente los 6 años del Código de Comercio).

Preguntas frecuentes

¿Qué documentos son obligatorios tener en la propia obra?

En obra deben estar accesibles, entre otros: el Plan de Seguridad y Salud, el Libro de Incidencias, el Libro de Subcontratación, la comunicación de apertura del centro de trabajo, las Fichas de Datos de Seguridad de los productos químicos, los justificantes de formación y la TPC de cada trabajador, y —si hay desplazados— el formulario A1 y la comunicación de desplazamiento.

¿Cuánto tiempo hay que conservar la documentación de una empresa de construcción?

Como referencia: 4 años la documentación laboral y de Seguridad Social, 6 años la contable y mercantil, 4 años la fiscal (con excepciones hasta 10), 5 años el Libro de Subcontratación tras la obra y 40 años los historiales de exposición al amianto.

¿Es obligatorio estar inscrito en el REA para trabajar en una obra?

Sí. Toda empresa que contrate o subcontrate en el sector de la construcción debe estar inscrita en el Registro de Empresas Acreditadas antes de intervenir (Ley 32/2006).

¿Qué es el Libro de Subcontratación y quién debe llevarlo?

Es el documento donde cada contratista refleja toda la cadena de subcontratación de la obra. Es obligatorio en todas las obras, incluso si finalmente no se subcontrata, y se conserva cinco años tras finalizar los trabajos.

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Fuentes

• Real Decreto Legislativo 2/2015 — Estatuto de los Trabajadores (arts. 34.9 y 42).
• Real Decreto Legislativo 8/2015 — Ley General de la Seguridad Social (plazos de conservación).
• Real Decreto de 22 de agosto de 1885 — Código de Comercio (art. 30, conservación 6 años).
• Ley 58/2003 — Ley General Tributaria (arts. 66-67, prescripción fiscal).
• Ley 31/1995 — Prevención de Riesgos Laborales.
• Real Decreto 1627/1997 — disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.
• Ley 32/2006 y Real Decreto 1109/2007 — subcontratación en el sector de la construcción (REA y Libro de Subcontratación).
• Real Decreto 396/2006 — riesgos de exposición al amianto. Real Decreto 665/1997 — agentes cancerígenos.
• Ley 45/1999 — desplazamiento de trabajadores en prestaciones de servicios transnacionales.
• Real Decreto 105/2008 — producción y gestión de residuos de construcción y demolición.
• Ley 38/1999 — Ordenación de la Edificación (LOE): acta de recepción, Libro del Edificio y garantías.
• Convenio General del Sector de la Construcción — Tarjeta Profesional de la Construcción y formación en PRL.

Normativa vigente a fecha de publicación. Verifica siempre la última versión consolidada en el BOE.

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