DOE – Expediente de Obra Ejecutada: todo lo que necesitas saber

El Expediente de Obras Ejecutadas, o DOE, es un documento que se entrega al final de la obra al director de obra. Recopila la totalidad de los trabajos realizados, así como información técnica sobre los servicios prestados. Este importante expediente contiene una serie de elementos obligatorios. Por lo tanto, debe elaborarse con esmero. Descubra todas las sutilezas del DOE, su contenido, su utilidad, así como nuestros consejos para redactarlo correctamente. 

El DOE, un documento clave en el sector de la construcción

El DOE forma parte de los documentos propios de los sectores de la construcción y de la edificación. Debe entregarse al director de obra al finalizar los trabajos. Se distinguen dos casos:

• Para las obras de contratación pública, este expediente es obligatorio. Es el artículo 40 del Cuaderno de Cláusulas Administrativas Generales (CCAG) de Obras del Código de Contratación Pública el que impone su redacción;
• Para las obras privadas, solo tiene valor contractual. Su implementación y contenido dependen de lo estipulado en la firma del contrato.

¿Para qué sirve el Expediente de Obras Ejecutadas?

El Expediente de Obras Ejecutadas desempeña un papel importante en la seguridad, el mantenimiento y la gestión del edificio. Una verdadera recopilación de datos sobre su construcción, el DOE resultará útil durante toda su vida útil. 

• Facilita el transferencia de información en caso de reventa o alquiler;
• Facilita el mantenimiento y la conservación de la obra ;
• Es útil en caso de modificaciones posteriores en el edificio. Por ejemplo, en caso de ampliación o renovación, la DOE proporciona información valiosa sobre el trazado de las redes eléctricas o de gas;
• Sirve de referencia en caso de litigios, siniestros o reclamaciones de seguros. Los expertos pueden basarse en los datos que contiene para comprender mejor la naturaleza de los daños.

Documentación de Obra Ejecutada: ¿cuál es su contenido?

Su contenido difiere según el tipo de contrato, privado o público. No existe un modelo estándar para la DOE, ya que cada construcción tiene sus propias características y especificidades.

En el marco de un contrato público, debe incluir como mínimo:

• Los planos de ejecución conformes, así como planos o esquemas que representen la posición de las redes eléctricas, de fontanería, etc.
• Manuales de funcionamiento y mantenimiento. Estos últimos constituyen una base para el mantenimiento de la obra ;
• Información sobre las operaciones de mantenimiento recomendadas y su frecuencia. 

También puede contener:

• Fichas técnicas de los productos, equipos y materiales utilizados;
• Documentos relativos a la garantía de los equipos y las piezas de repuesto;
• Informes de inspección, y certificados de seguridad…

En el caso de un contrato privado, el Expediente de Obras Ejecutadas deberá contener los documentos acordados en el momento de la firma del contrato. Si la obra cumple con la norma NF P 03-001, que define los derechos y obligaciones de cada parte, el DOE debe incluir como mínimo: 

• Los planos de la obra : planos generales de la dirección de obra, planos de las redes enterradas y planos de ejecución de cada contratista;
• La lista de equipos instalados;
• Los manuales de estos equipos, así como recomendaciones para su mantenimiento.

¿Quién debe redactar el DOE y en qué momento?

Es laempresa (o las empresas) que ha realizado las obras la responsable de la redacción del DOE. Este deberá ser entregado posteriormente al director de obra encargado de la obra. Es responsable de recopilar y compilar los diferentes datos del proyecto. Una vez finalizado, el DOE se transmite al promotor, que encargó las obras.

El DOE debe redactarse en un plazo muy específico. Este se especifica en el Pliego de Cláusulas Administrativas Generales de Obras del Código de Contratación Pública, en el artículo 40:

• Las especificaciones de instalación, manuales, requisitos de mantenimiento, condiciones de garantía e informes de eliminación de residuos deben entregarse a más tardar en el momento de la entrega de la obra;
• Todos los demás elementos, así como los documentos necesarios para la elaboración del Expediente de Intervención Posterior en la Obra (DIUO), deben comunicarse a más tardar en el plazo de un mes tras la notificación de recepción de la obra.

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El DOE puede imprimirse en papel o estar disponible en versión digital. La versión en papel tiene la ventaja de ser consultable de inmediato, pero puede dañarse fácilmente. Conviene conservarla con precaución. La versión digital puede compartirse fácilmente. Es una opción pertinente si la construcción se enmarca en una lógica de desarrollo sostenible. Cabe señalar que cada interviniente debe recibir una copia del DOE finalizado.

Alobees, el software que le ayuda a gestionar eficazmente sus DOE

La redacción del DOE requiere rigor y una buena organización interna. Podrá realizarla eficazmente si tiene toda la información a mano. Para ello, nada mejor que poder conservar toda la información de la obra y los documentos obligatorios en el mismo lugar, y compartirlos en tiempo real con los miembros de su equipo. Alobees, solución de seguimiento de obras, es el aliado perfecto para su empresa de construcción en el día a día. 

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FAQ: 

¿Quién debe elaborar el DOE?

El DOE debe ser redactado por la empresa o las empresas que hayan realizado los trabajos en una obra. Los expedientes se entregan posteriormente al director de obra, a más tardar en la solicitud de recepción de los trabajos. Este último es responsable del DOE: debe compilar y recopilar la información para conformar el expediente final.

¿Cuándo debe entregarse el DOE?

El DOE debe establecerse según un calendario muy específico. Los diferentes datos pueden comunicarse en dos fases al jefe de obra:

• En la solicitud de recepción de los trabajos, el proveedor debe entregar las especificaciones de instalación, manuales, las recomendaciones para el mantenimiento del edificio, las condiciones de garantía y los registros de evacuación de residuos. 
• En un plazo máximo de un mes después de la notificación de validación de los trabajos realizados: todos los demás elementos, así como los datos necesarios para la elaboración del Expediente de Intervención Posterior en la Obra (DIUO) deben ser transmitidos.

¿Qué contiene exactamente un DOE?

El DOE contiene todos los datos relativos a un proyecto de construcción. Es una verdadera recopilación de datos que incluye todos los elementos técnicos. Algunos son obligatorios: debe contener como mínimo los planos detallados, manuales y fichas técnicas sobre los materiales, los equipos instalados así como recomendaciones para el mantenimiento. Se pueden integrar otros elementos, como los informes de seguridad, información sobre las garantías, etc. Cada construcción es única: el número y la naturaleza de los documentos que componen el DOE pueden variar de un proyecto a otro.

¿Para qué sirve el DOE?

Cumple varios objetivos:

• El DOE garantiza la seguridad y el buen funcionamiento del edificio y sus equipos;
• Ayuda a planificar las operaciones de mantenimiento;
• Sirve de base para posibles modificaciones futuras del edificio (ampliación, renovación…)
• Sirve de referencia en caso de litigio. Puede ser consultado por expertos y aseguradoras.

‍¿Qué diferencia hay entre el DOE y el DIUO?

El DOE (Dossier de Obras Ejecutadas) y el DIUO (Dossier de Intervención Posterior en la Obra) son dos documentos que se entregan al director de obra después de la realización de los trabajos. Propios del sector de la construcción, no cumplen los mismos objetivos. 

El DOE hace referencia a la construcción del edificio: enumera el equipo instalado y proporciona indicaciones sobre lo que se ha construido. El DIUO se centra en el mantenimiento y la seguridad. Enumera los riesgos, las protecciones y los procedimientos a implementar durante intervenciones posteriores, para permitir que los intervinientes trabajen en las mejores condiciones posibles.

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